Как сократить расходы на персонал: оптимизация ФОТ
22 августа 2025
Грамотная оптимизация фонда оплаты труда (ФОТ) — это возможность для компании снизить затраты на персонал без ущерба для продуктивности и эффективности сотрудников. В условиях растущей конкуренции и экономической нестабильности грамотное управление расходами на заработную плату становится критически важным. При этом оптимизация ФОТ не означает автоматическое ухудшение условий для сотрудников или массовые увольнения. Речь идет о поиске баланса между экономией и сохранением мотивации команды. Как найти и поддерживать этот баланс – рассказываем в статье.
Что такое ФОТ
Фонд оплаты труда — это совокупность всех расходов компании на выплаты сотрудникам, включая оклады, премии, компенсации, отпускные, а также налоги и страховые взносы. ФОТ формируется на основе штатного расписания и системы вознаграждения.
Процесс оптимизации фонда оплаты труда — это не просто сокращение затрат, а комплексный процесс, направленный на повышение эффективности использования трудовых ресурсов. Например, пересмотр системы премирования или внедрение гибких форм занятости может значительно снизить издержки без уменьшения качества работы. Важно понимать, что ФОТ — это не статичный показатель, а динамичная система, требующая регулярного анализа и корректировки в зависимости от экономической ситуации и стратегических целей компании.
Процесс оптимизации фонда оплаты труда — это не просто сокращение затрат, а комплексный процесс, направленный на повышение эффективности использования трудовых ресурсов. Например, пересмотр системы премирования или внедрение гибких форм занятости может значительно снизить издержки без уменьшения качества работы. Важно понимать, что ФОТ — это не статичный показатель, а динамичная система, требующая регулярного анализа и корректировки в зависимости от экономической ситуации и стратегических целей компании.
Почему оптимизация ФОТ критически важна для бизнеса
В условиях нестабильности рынка многие организации вынуждены искать способы снижения затрат, и фонд заработной платы часто оказывается одной из самых крупных статей расходов. Но важно действовать осторожно: необдуманное сокращение ФОТ может привести к потере ключевых специалистов, снижению лояльности сотрудников и, как следствие, ухудшению бизнес-показателей.
Оптимизация оплаты труда должна быть частью стратегического планирования. Например, в бюджетных учреждениях, где жестко регламентированы статьи расходов, грамотное распределение ФОТ позволяет избежать дефицита кадров при ограниченном финансировании. В коммерческих организациях правильное управление фондом заработной платы способствует росту прибыли без увеличения штатной численности.
Оптимизация оплаты труда должна быть частью стратегического планирования. Например, в бюджетных учреждениях, где жестко регламентированы статьи расходов, грамотное распределение ФОТ позволяет избежать дефицита кадров при ограниченном финансировании. В коммерческих организациях правильное управление фондом заработной платы способствует росту прибыли без увеличения штатной численности.
Основные методы оптимизации ФОТ
Один из наиболее эффективных способов снижения затрат на персонал — это пересмотр штатного расписания. Анализ загруженности сотрудников помогает выявить дублирование функций или неэффективное распределение задач. В некоторых случаях объединение должностей или переход на аутсорсинг второстепенных процессов позволяют сократить расходы без потери качества работы.
Второй метод — внедрение гибких форм занятости. Удаленная работа, частичная занятость или проектный формат сотрудничества снижают нагрузку на ФОТ, особенно в сезонных сферах бизнеса. Кроме того, автоматизация HR-процессов и цифровизация документооборота сокращают административные издержки, что также влияет на общий фонд экономии заработной платы.
В какой-то мере комбинация этих методов дает новый – гибкое планирование графиков под потребность с помощью WFM-системы. Наиболее ощутимый экономический эффект этот метод дает в компаниях с большой долей линейного персонала (розничные сети, логистика, сетевые кафе и рестораны). Подробнее про него рассказываем в следующих разделах статьи.
Второй метод — внедрение гибких форм занятости. Удаленная работа, частичная занятость или проектный формат сотрудничества снижают нагрузку на ФОТ, особенно в сезонных сферах бизнеса. Кроме того, автоматизация HR-процессов и цифровизация документооборота сокращают административные издержки, что также влияет на общий фонд экономии заработной платы.
В какой-то мере комбинация этих методов дает новый – гибкое планирование графиков под потребность с помощью WFM-системы. Наиболее ощутимый экономический эффект этот метод дает в компаниях с большой долей линейного персонала (розничные сети, логистика, сетевые кафе и рестораны). Подробнее про него рассказываем в следующих разделах статьи.
Рис1 . Возможности гибкого подхода к планированию ФОТ
Еще один метод – работа над системой KPI и бонусов. Если переменная часть зарплаты (премии, бонусы) привязана к конкретным результатам, это стимулирует сотрудников работать эффективнее, а компания получает возможность гибко управлять выплатами в зависимости от финансовых показателей.
Как снизить затраты на персонал без потери мотивации
Тактические подходы, которые помогают достигать экономии но при этом поддерживать, а иногда и усиливать, уровень мотивации сотрудников:
- Обучение и ротация персонала — повышение квалификации сотрудников позволяет закрывать вакансии внутренними ресурсами, избегая затрат на подбор новых работников.
- Пересмотр системы льгот — иногда замена дорогостоящего соцпакета на индивидуальные бонусы (например, гибкий график или возможность удаленной работы) снижает затраты при сохранении лояльности персонала.
- Контроль переработок — анализ сверхурочных часов помогает выявить неэффективное распределение нагрузки и сократить необоснованные выплаты.
Именно для этих задач был Verme разработали сервис «Смены для своих».
Это сервис для быстрого вывода на смену линейного персонала в рознице из числа сотрудников собственного подменного фонда. При этом у работодателя есть возможность гибко управлять ставкой (установить ставки согласно ставкам по основным графикам сотрудников либо дополнительно ввести повышающие коэффициенты для большей мотивации сотрудников).
Между сервисом и компанией заключается единый агентский договор. Далее весь документооборот с исполнителями и организацию выплат сервис осуществляет на
Сервис осуществляет выплаты за смены день в день, что является ценным для линейных сотрудников.
- Обучение и ротация персонала — повышение квалификации сотрудников позволяет закрывать вакансии внутренними ресурсами, избегая затрат на подбор новых работников.
- Пересмотр системы льгот — иногда замена дорогостоящего соцпакета на индивидуальные бонусы (например, гибкий график или возможность удаленной работы) снижает затраты при сохранении лояльности персонала.
- Контроль переработок — анализ сверхурочных часов помогает выявить неэффективное распределение нагрузки и сократить необоснованные выплаты.
Именно для этих задач был Verme разработали сервис «Смены для своих».
Это сервис для быстрого вывода на смену линейного персонала в рознице из числа сотрудников собственного подменного фонда. При этом у работодателя есть возможность гибко управлять ставкой (установить ставки согласно ставкам по основным графикам сотрудников либо дополнительно ввести повышающие коэффициенты для большей мотивации сотрудников).
Между сервисом и компанией заключается единый агентский договор. Далее весь документооборот с исполнителями и организацию выплат сервис осуществляет на
Сервис осуществляет выплаты за смены день в день, что является ценным для линейных сотрудников.
Рис 2. Интерфейс управления сменами
Ошибки при оптимизации ФОТ и как их избежать
Одна из самых распространенных ошибок процесса оптимизации ФОТ — отсутствие четкого планирования. Например, резкое сокращение численности персонала без анализа реальной загруженности может привести к перегрузу оставшихся сотрудников и падению их продуктивности.
Также встречается игнорирование налоговых рисков. Попытки снизить ФОТ за счет "серых" схем выплат чреваты штрафами и репутационными потерями.
Еще одна ошибка — полностью отказываться от инвестиций в развитие персонала. Экономия на обучении может обернуться отставанием от конкурентов и снижением квалификации команды.
Также встречается игнорирование налоговых рисков. Попытки снизить ФОТ за счет "серых" схем выплат чреваты штрафами и репутационными потерями.
Еще одна ошибка — полностью отказываться от инвестиций в развитие персонала. Экономия на обучении может обернуться отставанием от конкурентов и снижением квалификации команды.
Инструменты для анализа и оптимизации ФОТ
Современные HR-системы и программы для управления персоналом позволяют автоматизировать расчет ФОТ, прогнозировать потребность в кадрах и анализировать эффективность затрат на зарплату. С помощью дашбордов и аналитических отчетов можно отслеживать динамику расходов, выявлять перекосы в штатном расписании и оперативно вносить корректировки.
Эффективный инструмент оптимизации ФОТ для компаний с большой долей линейного персонала (ритейл, логистика, производства, HoReCa и другие) – это планирование графиков под потребность с помощью WFM-системы.
WFM-система помогает компаниям:
WFM-система анализирует ретроспективные данные по потоку клиентов, накладывает информацию о маркетинговых активностях, нормах выполнения рабочих операций сотрудниками и прогнозируется потребность в персонале с точностью до 15 минут. На основе этой потребности и ограничениях/пожеланиях к графику сотрудников (как законодательных, так и персональных) автоматически формирует графики для всех сотрудников. Планировщик/директор может внести ручные изменения при необходимости.
Эффективный инструмент оптимизации ФОТ для компаний с большой долей линейного персонала (ритейл, логистика, производства, HoReCa и другие) – это планирование графиков под потребность с помощью WFM-системы.
WFM-система помогает компаниям:
- Увеличивать эффективность персонала до 10%
- Экономить ФОТ от 20 до 500 млн руб в год
- Увеличивать выручку до 5% за счет повышения конверсии и уровня сервиса
WFM-система анализирует ретроспективные данные по потоку клиентов, накладывает информацию о маркетинговых активностях, нормах выполнения рабочих операций сотрудниками и прогнозируется потребность в персонале с точностью до 15 минут. На основе этой потребности и ограничениях/пожеланиях к графику сотрудников (как законодательных, так и персональных) автоматически формирует графики для всех сотрудников. Планировщик/директор может внести ручные изменения при необходимости.
Рис 3. Интерфейс планирования графиков в WFM-системе
Это позволяет выводить такое количество персонала, которое необходимо для обслуживания клиентов/выполнения производственной нормы, и не переплачивать за периоды простоя. С помощью этого инструмента можно увидеть свободные короткие смены и привлекать внешний персонал на них (или собственных сотрудников на подработку из другой точки/филиала), не оплачивая полный день штатным сотрудникам.
Еще один инструмент осторожной оптимизации ФОТ – внедрение системы учета рабочего времени сотрудников. Это устройства, которые фиксируют время начала и конца рабочей смены, автоматически передают эту информацию в табель и помогают сформировать его за пару кликов.
Этот инструмент повышает дисциплину сотрудников и помогает оплачивать только реально отработанные часы, не оплачивая опоздания или невыходы.
Еще один инструмент осторожной оптимизации ФОТ – внедрение системы учета рабочего времени сотрудников. Это устройства, которые фиксируют время начала и конца рабочей смены, автоматически передают эту информацию в табель и помогают сформировать его за пару кликов.
Этот инструмент повышает дисциплину сотрудников и помогает оплачивать только реально отработанные часы, не оплачивая опоздания или невыходы.
Кейсы оптимизации фонда оплаты труда
1) Оптимизация ФОТ в розничной сети “Перекресток” c помощью WFM
Ситуация до внедрения WFM:
С этой точки зрения внедрение системы автоматического планирования гибких графиков персонала — очень логичный шаг.
Результаты:
2) Сокращение ФОТ в салонах связи МТС с помощью WFM и учета рабочего времени
Ситуация до внедрения WFM:
для товарооборота и NPS гостей салона.
Результаты:
Ситуация до внедрения WFM:
- Быстрый рост сети. Потеря управляемости
- Ежегодные активности по повышению эффективности персонала на кассе
- Директора магазинов живут в парадигме «дайте мне человека, я его точно чем-нибудь займу». Нагрузка распределяется неэффективно
С этой точки зрения внедрение системы автоматического планирования гибких графиков персонала — очень логичный шаг.
Результаты:
- 550 млн руб. – экономия ФОТ ежегодно
- На 7% повышение производительности (сканы/чч)
- Обнаружили несбалансированный ФОТ по магазинам. Часть магазинов «усушена», часть «с жирком». Выровняли ФОТ под реальные потребности бизнеса
2) Сокращение ФОТ в салонах связи МТС с помощью WFM и учета рабочего времени
Ситуация до внедрения WFM:
- Графики планируются неэффективно с избытком человеко-часов. Расходуется лишний ФОТ
- Собственная разработка недостаточно гибкая для динамично меняющейся ситуации на рынке и в стране
- Нужен единый инструмент автоматизированного контроля планирования
для товарооборота и NPS гостей салона.
Результаты:
- 550 млн руб. – экономия ФОТ ежегодно
- Внедрили для всей сети единый инструмент для управления потребностью в персонале и автоматизированного контроля эффективности планирования графиков
- Получив оцифрованную модель, эффективнее перераспределили существующий ФОТ для обеспечения консультационных продаж и сократили излишки
- Система мобильной биометрии обеспечила фактический выход персонала по запланированным графикам
Заключение: как добиться устойчивой экономии без рисков
Оптимизация фонда оплаты труда — это не разовое сокращение расходов, а системный подход к управлению персоналом. Ключевое условие успеха — баланс между экономией и мотивацией сотрудников. Внедрение KPI, гибких форм занятости, автоматизация процессов и регулярный анализ эффективности затрат позволяют снижать издержки без ущерба для бизнеса.