Как повысить эффективность работы сотрудников
10 июля 2025
Эффективность работы персонала — ключевой фактор успеха многих сегментов бизнеса, в том числе, например, сервисные компании, розница, логистика, производство, креативные направления. Чем выше продуктивность сотрудников, тем быстрее компания достигает поставленных целей, увеличивает прибыль и укрепляет свои позиции на рынке. Повышение эффективности — это не разовая акция, а системный процесс, требующий анализа, грамотного планирования и внедрения современных методов управления и HRTech-решений.
В этой статье мы разберем, как оценить текущую ситуацию, поставить реалистичные KPI, какие инструменты и подходы использовать для роста производительности.
В этой статье мы разберем, как оценить текущую ситуацию, поставить реалистичные KPI, какие инструменты и подходы использовать для роста производительности.
Почему повышение эффективности сотрудников критически важно для бизнеса?
Любая компания стремится к развитию, но без слаженной и продуктивной работы сотрудников рост невозможен. Низкая эффективность персонала приводит к финансовым потерям, снижению конкурентоспособности и демотивации команды. Когда точечные задачи или операционные процессы выполняются медленно или с ошибками, компания теряет деньги. Например, задержки в производстве увеличивают себестоимость продукции, медленная обработка заявок в отделе продаж снижает конверсию, а долгая выкладка товара в ритейле может снизить объем розничного товарооборота торговой точки.
При этом когда сами сотрудники не видят результатов своего труда, их вовлеченность падает, это приводит к текучести кадров. И дело не в том, хорошие люди работают в компании или плохие. Бизнес должен создать условия для эффективности своих сотрудников, чтобы в конечном счете получить:
- Ускорение бизнес-процессов
- Снижение операционных издержек
- Рост прибыли
- Усиление корпоративной культуры
При этом когда сами сотрудники не видят результатов своего труда, их вовлеченность падает, это приводит к текучести кадров. И дело не в том, хорошие люди работают в компании или плохие. Бизнес должен создать условия для эффективности своих сотрудников, чтобы в конечном счете получить:
- Ускорение бизнес-процессов
- Снижение операционных издержек
- Рост прибыли
- Усиление корпоративной культуры
Рис 1. Инициативы по оптимизации процессов
Также хороший инструмент выявления неэффективных процессов – обратная связь от самих сотрудников.
Люди, которые ежедневно выполняют работу, лучше всего знают, что мешает им работать эффективно. Проведите анонимные опросы или индивидуальные встречи, чтобы узнать:
- Какие задачи отнимают больше всего времени?
- Каких инструментов или ресурсом им не хватает?
- Что демотивирует их в работе?
Это поможет выявить скрытые проблемы, которые не видны в отчетах.
Люди, которые ежедневно выполняют работу, лучше всего знают, что мешает им работать эффективно. Проведите анонимные опросы или индивидуальные встречи, чтобы узнать:
- Какие задачи отнимают больше всего времени?
- Каких инструментов или ресурсом им не хватает?
- Что демотивирует их в работе?
Это поможет выявить скрытые проблемы, которые не видны в отчетах.
Постановка целей и KPI
Без четких целей повышение эффективности персонала превращается в хаотичные действия. KPI должны быть не просто спущены «сверху», а согласованы с командой.
Как правильно ставить KPI?
Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим процесс постановки КПИ с точки зрения их влияния на бизнес и с точки зрения формулировки.
C точки зрения влияния КПИ на бизнес, нужно отталкиваться от реальной аналитики и прогнозирования финансовых потоков компании. Так как любые КПИ прямо или косвенно должны влиять на финансовые результаты компании. Также важно вовлекать сотрудников в обсуждение их показателей эффективности. Если KPI назначаются без обсуждения, сотрудники воспринимают их как давление. Гораздо эффективнее провести совместное мероприятия, где руководство объясняет бизнес-цели, сотрудники предлагают, как их достичь, и потом вместе определяют реалистичные KPI.
С точки зрения формулировки базовым и по-прежнему легко реализуемым является принцип SMART. Согласно ему, цели должны быть:
- Конкретными (например, «увеличить продажи на 20%» вместо «продавать больше»).
- Измеримыми (чтобы можно было отслеживать прогресс).
- Достижимыми (реальные сроки и ресурсы).
- Релевантными (соответствовать стратегии компании).
- Ограниченными по времени (дедлайн мотивирует на результат).
Как правильно ставить KPI?
Чтобы ответить на этот вопрос, рассмотрим процесс постановки КПИ с точки зрения их влияния на бизнес и с точки зрения формулировки.
C точки зрения влияния КПИ на бизнес, нужно отталкиваться от реальной аналитики и прогнозирования финансовых потоков компании. Так как любые КПИ прямо или косвенно должны влиять на финансовые результаты компании. Также важно вовлекать сотрудников в обсуждение их показателей эффективности. Если KPI назначаются без обсуждения, сотрудники воспринимают их как давление. Гораздо эффективнее провести совместное мероприятия, где руководство объясняет бизнес-цели, сотрудники предлагают, как их достичь, и потом вместе определяют реалистичные KPI.
С точки зрения формулировки базовым и по-прежнему легко реализуемым является принцип SMART. Согласно ему, цели должны быть:
- Конкретными (например, «увеличить продажи на 20%» вместо «продавать больше»).
- Измеримыми (чтобы можно было отслеживать прогресс).
- Достижимыми (реальные сроки и ресурсы).
- Релевантными (соответствовать стратегии компании).
- Ограниченными по времени (дедлайн мотивирует на результат).
Методы повышения эффективности
Когда диагностика проведена и KPI установлены, наступает этап внедрения изменений. Рассмотрим наиболее действенные методы, которые работают в современных компаниях.
Оптимизация и автоматизация рабочих процессов
Многие сотрудники тратят до 40% рабочего времени на рутинные операции: составление отчетов, согласование документов, поиск информации. Автоматизация этих задач может дать мгновенный рост производительности.
Автоматизировать можно обработка входящих заявок (чаты, почта, CRM), формирование отчетности (Google Sheets, Power BI), напоминания о задачах (Trello, Asana), составление графика персонала (WFM-решения). В условиях кадрового дефицита важным направлением автоматизации становится процесс поиска и привлечения как штатного, так и внешнего персонала.
То, что пока нельзя автоматизировать, наверняка можно оптимизировать, сократить время на выполнение операций. Например, в рамках проекта оптимизации операционных процессов одного fashion-ритейлера эксперты выяснили, что замена отпаривателя для одежды на более современную модель, позволить экономить до 40% часов ответственного сотрудника, перераспределив его часы на другие задачи в торговом зале.
Оптимизация и автоматизация рабочих процессов
Многие сотрудники тратят до 40% рабочего времени на рутинные операции: составление отчетов, согласование документов, поиск информации. Автоматизация этих задач может дать мгновенный рост производительности.
Автоматизировать можно обработка входящих заявок (чаты, почта, CRM), формирование отчетности (Google Sheets, Power BI), напоминания о задачах (Trello, Asana), составление графика персонала (WFM-решения). В условиях кадрового дефицита важным направлением автоматизации становится процесс поиска и привлечения как штатного, так и внешнего персонала.
То, что пока нельзя автоматизировать, наверняка можно оптимизировать, сократить время на выполнение операций. Например, в рамках проекта оптимизации операционных процессов одного fashion-ритейлера эксперты выяснили, что замена отпаривателя для одежды на более современную модель, позволить экономить до 40% часов ответственного сотрудника, перераспределив его часы на другие задачи в торговом зале.
Рис 2. Карта повышения эффективности процесса
Гибкие методологии управления (Agile, Scrum, Kanban)
Гибкие подходы управления процессами помогают быстрее реагировать на изменения, уменьшать количество ненужных встреч, повышать прозрачность работы.
Внедрение методологии рекомендуется начинать с пилотного проекта в одном отделе. Далее в случае успехе – масштабировать подход на другие отделы постепенно.
Методология бережливого производства позволила экспертам повысить эффективность работы складов крупного ритейлера бытовой техники и электроники и обеспечить экономический эффект в объеме около 28 млн рублей в год.
Развитие навыков сотрудников
Даже самый мотивированный персонал не сможет работать эффективно без необходимых знаний и навыков.
Чтобы их подтянуть, компания может пользоваться разными инструментами:
- Внутренние воркшопы, подразумевающие обмен опытом между отделами или коллегами.
- Онлайн-курсы с практическими заданиями, например, Coursera, Яндекс.Практикум, который предлагает корпоративные тарифы.
- Наставничество, когда новичков курируют более опытные коллеги.
Важно, чтобы обучение было привязано к реальным задачам. Например, маркетологам будут полезнее курсы по аналитике, а не абстрактные лекции о лидерстве.
Универсальные тренинги часто оказываются бесполезными, потому что у каждого сотрудника — свои слабые и сильные стороны. Персонализированный подход решает эту проблему. Реализуется он с помощью такого инструмента, как индивидуальные планы развития (ИПР).
Ок включает в себя:
1. Оценку компетенций (тесты, обратная связь от руководителя).
2. Постановку целей (например, «научиться работать с Google Analytics за 2 месяца»).
3. Подбор инструментов (курсы, ментор, практические задачи).
Например, если сотрудник отдела кадров хочет освоить HR-аналитику, его ИПР будет включать:
- Онлайн-курс по People Analytics.
- Работу с реальными данными компании.
- Защиту проекта перед руководством.
После разработки ИПР сотрудник внедряет шаги в свой календарь/список задач и периодически обсуждает прогресс и результаты с руководителем.
Гибкие подходы управления процессами помогают быстрее реагировать на изменения, уменьшать количество ненужных встреч, повышать прозрачность работы.
Внедрение методологии рекомендуется начинать с пилотного проекта в одном отделе. Далее в случае успехе – масштабировать подход на другие отделы постепенно.
Методология бережливого производства позволила экспертам повысить эффективность работы складов крупного ритейлера бытовой техники и электроники и обеспечить экономический эффект в объеме около 28 млн рублей в год.
Развитие навыков сотрудников
Даже самый мотивированный персонал не сможет работать эффективно без необходимых знаний и навыков.
Чтобы их подтянуть, компания может пользоваться разными инструментами:
- Внутренние воркшопы, подразумевающие обмен опытом между отделами или коллегами.
- Онлайн-курсы с практическими заданиями, например, Coursera, Яндекс.Практикум, который предлагает корпоративные тарифы.
- Наставничество, когда новичков курируют более опытные коллеги.
Важно, чтобы обучение было привязано к реальным задачам. Например, маркетологам будут полезнее курсы по аналитике, а не абстрактные лекции о лидерстве.
Универсальные тренинги часто оказываются бесполезными, потому что у каждого сотрудника — свои слабые и сильные стороны. Персонализированный подход решает эту проблему. Реализуется он с помощью такого инструмента, как индивидуальные планы развития (ИПР).
Ок включает в себя:
1. Оценку компетенций (тесты, обратная связь от руководителя).
2. Постановку целей (например, «научиться работать с Google Analytics за 2 месяца»).
3. Подбор инструментов (курсы, ментор, практические задачи).
Например, если сотрудник отдела кадров хочет освоить HR-аналитику, его ИПР будет включать:
- Онлайн-курс по People Analytics.
- Работу с реальными данными компании.
- Защиту проекта перед руководством.
После разработки ИПР сотрудник внедряет шаги в свой календарь/список задач и периодически обсуждает прогресс и результаты с руководителем.
Инструменты контроля: как отслеживать прогресс?
Без регулярного мониторинга результатов даже лучшие инициативы теряют эффективность.
Одним из самых эффективных инструментов мониторинга результатов является онлайн-дашборд. После согласования всех KPI создается дашборд с показателями эффективности на уровне компании, каждого отдела, а в каких-то случаях – и каждого сотрудника. Есть множество решений для реализации такого дашборда, например, Power BI.
Если ресурсов на разработчиков и аналитиков нет, то подойдет даже Excel, но это решение потребует больше ручных действий от руководителей всех уровней.
Важно, чтобы дашборд был наглядным и доступным для всех уровней сотрудников. Например, часто на производствах ключевые показатели эффективности смены выводятся на экран, и сотрудники могут влиять на свои показатели.
Конечно, сам по себе дашборд не обеспечит эффективность. Чтобы он работал на результат, команда и руководители должны регулярно отслеживать показатели и обсуждать их динамику на встречах, посвященных только этому дашборду.
Одним из самых эффективных инструментов мониторинга результатов является онлайн-дашборд. После согласования всех KPI создается дашборд с показателями эффективности на уровне компании, каждого отдела, а в каких-то случаях – и каждого сотрудника. Есть множество решений для реализации такого дашборда, например, Power BI.
Если ресурсов на разработчиков и аналитиков нет, то подойдет даже Excel, но это решение потребует больше ручных действий от руководителей всех уровней.
Важно, чтобы дашборд был наглядным и доступным для всех уровней сотрудников. Например, часто на производствах ключевые показатели эффективности смены выводятся на экран, и сотрудники могут влиять на свои показатели.
Конечно, сам по себе дашборд не обеспечит эффективность. Чтобы он работал на результат, команда и руководители должны регулярно отслеживать показатели и обсуждать их динамику на встречах, посвященных только этому дашборду.
Какая мотивация работает
Зарплата — важный, но не единственный фактор. Современных сотрудников мотивируют:
- Признание заслуг (публичная благодарность, доска почёта).
- Возможность роста (карьерный план, повышение квалификации).
- Гибкий график (удаленка, свободное начало дня).
В случае с линейным персоналом эксперты Verme выявили еще ряд факторов мотивации:
- График работы, который будет повышать их эффективность, а не мешать эффективной работе
- Возможность подрабатывать внутри компании, например, брать дополнительные смены
- Наглядное отображение результатов труда и возможной премии при достижении результата
Например, в одном из проектов для крупной сети магазинов бытовой техники и электроники, эксперты Verme внедрили сервис “Биржа смен” для организации подработок персонала, а также модуль мотивации, который отображал, сколько дополнительных смен нужно взять для достижения определенной финансовой цели, заданной сотрудником в личном кабинете. Внедрение сервиса позволило увеличить эффективность сотрудников на 10%
- Признание заслуг (публичная благодарность, доска почёта).
- Возможность роста (карьерный план, повышение квалификации).
- Гибкий график (удаленка, свободное начало дня).
В случае с линейным персоналом эксперты Verme выявили еще ряд факторов мотивации:
- График работы, который будет повышать их эффективность, а не мешать эффективной работе
- Возможность подрабатывать внутри компании, например, брать дополнительные смены
- Наглядное отображение результатов труда и возможной премии при достижении результата
Например, в одном из проектов для крупной сети магазинов бытовой техники и электроники, эксперты Verme внедрили сервис “Биржа смен” для организации подработок персонала, а также модуль мотивации, который отображал, сколько дополнительных смен нужно взять для достижения определенной финансовой цели, заданной сотрудником в личном кабинете. Внедрение сервиса позволило увеличить эффективность сотрудников на 10%
Реальные примеры повышения эффективности
Кейс 1: Рост продуктивности и сокращение времени на планирование графиков в Ашане
Проблема:
Внедрение WFM-системы, которая на основе прогноза продаж и операций сможет расставлять смены сотрудникам с учетом их возможностей и пожеланий, а также решения “Биржа смен” для управления всеми источниками внешнего персонала.
Результат:
Рост продуктивности (артикулы/чч) на 7% за 5 месяцев использования решения.
Проблема:
- Отсутствие единого подхода в адаптации рабочих часов под рост и падение продаж
- Высокие затраты на процессинг работы с внешним персоналом
- Проблемы с контролем качества работы сотрудников
Внедрение WFM-системы, которая на основе прогноза продаж и операций сможет расставлять смены сотрудникам с учетом их возможностей и пожеланий, а также решения “Биржа смен” для управления всеми источниками внешнего персонала.
Результат:
Рост продуктивности (артикулы/чч) на 7% за 5 месяцев использования решения.
Рис 3. Кейс повышения эффективности в Ашане
Кейс 2: Рост эффективности консультационных продаж в М.Видео
Проблема:
Требовалось наиболее оптимально рассчитать потребность в персонале с учетом большого разнообразия операций и специфики консультационных продаж.
Решение:
Внедрение WFM-системы, включающей прогнозирование клиентского трафика и необходимого количество сотрудников для реализации качественного сервиса и возможности не упускать продажи. Проведение нормирования для оценки норм операций в салонах связи.
Результат:
Рост эффективности (выручка/чч) на 10%.
Экономия ФОТ 500 млн рублей ежегодно.
Проблема:
Требовалось наиболее оптимально рассчитать потребность в персонале с учетом большого разнообразия операций и специфики консультационных продаж.
Решение:
Внедрение WFM-системы, включающей прогнозирование клиентского трафика и необходимого количество сотрудников для реализации качественного сервиса и возможности не упускать продажи. Проведение нормирования для оценки норм операций в салонах связи.
Результат:
Рост эффективности (выручка/чч) на 10%.
Экономия ФОТ 500 млн рублей ежегодно.
Рис 4. Кейс повышения эффективности в М.Видео
С чего начать?
Повышение эффективности работы сотрудников — это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс. Начните с базовых вещей:
1. Проведите аудит текущей ситуации.
2. Выберите 1-2 метода для тестирования (например, автоматизацию отчётов + тренинги).
3. Измеряйте результаты и масштабируйте успешные практики.
Главное, не пытайтесь изменить все сразу. Постепенные, но устойчивые улучшения дают долгосрочный эффект.
1. Проведите аудит текущей ситуации.
2. Выберите 1-2 метода для тестирования (например, автоматизацию отчётов + тренинги).
3. Измеряйте результаты и масштабируйте успешные практики.
Главное, не пытайтесь изменить все сразу. Постепенные, но устойчивые улучшения дают долгосрочный эффект.