Табель учета рабочего времени
Полное руководство для работодателей и кадровиков
29 мая 2025
Табель учета рабочего времени — это обязательный документ, в котором фиксируется присутствие сотрудников на рабочем месте, отработанные часы, отпуска, больничные и другие данные. Его также называют таблицей, листом или графиком учета рабочего времени. Он служит основой для расчета заработной платы, контроля дисциплины и соблюдения требований трудового законодательства. Независимо от размера компании — ИП, ООО или бюджетное учреждение — ведение табеля является обязанностью работодателя. В статье разберем, как правильно заполнять документ, какие формы использовать и как автоматизировать процесс, чтобы сократить ресурсы отдела кадров на формирование табеля.
Что такое табель учета рабочего времени?
Табель рабочего времени — это документ, который систематизирует данные о фактически отработанных часах, прогулах, отпусках, командировках и других событиях, влияющих на рабочий график сотрудников. Он оформляется в виде таблицы, где каждому работнику соответствует строка с отметками за каждый день учетного периода (месяц, квартал или год).
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести учет времени, которое сотрудник посвящает трудовым обязанностям. Табель становится юридическим подтверждением соблюдения норм рабочего времени, что особенно важно при проверках трудовой инспекции, ФСС или прокуратуры. Документ также служит основанием для начисления зарплаты, включая сверхурочные часы, ночные смены и работу в праздники.
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести учет времени, которое сотрудник посвящает трудовым обязанностям. Табель становится юридическим подтверждением соблюдения норм рабочего времени, что особенно важно при проверках трудовой инспекции, ФСС или прокуратуры. Документ также служит основанием для начисления зарплаты, включая сверхурочные часы, ночные смены и работу в праздники.
Рис 1. Пример табеля в excel
Зачем нужен табель учета рабочего времени?
Основная задача табеля — обеспечить прозрачность взаимоотношений между работодателем и сотрудником. С его помощью можно:
- контролировать соблюдение графика: фиксировать опоздания, прогулы, переработки;
- рассчитывать заработную плату, учитывать отработанные часы, больничные, отпуска;
- формировать статистику для анализа загрузки персонала;
- готовить отчетность для налоговых и проверяющих органов.
Например, если сотрудник берет отпуск, кадровик отмечает в табеле код «ОТ», а бухгалтерия использует эти данные для корректного начисления выплат. При сменном графике документ помогает отслеживать чередование рабочих дней и выходных, избегая переработок.
- контролировать соблюдение графика: фиксировать опоздания, прогулы, переработки;
- рассчитывать заработную плату, учитывать отработанные часы, больничные, отпуска;
- формировать статистику для анализа загрузки персонала;
- готовить отчетность для налоговых и проверяющих органов.
Например, если сотрудник берет отпуск, кадровик отмечает в табеле код «ОТ», а бухгалтерия использует эти данные для корректного начисления выплат. При сменном графике документ помогает отслеживать чередование рабочих дней и выходных, избегая переработок.
Кто обязан вести табель?
Обязанность вести табель лежит на всех работодателях, независимо от формы: ИП, ООО, АО, государственные организации. Ответственность за заполнение обычно возлагается на руководителей подразделений, кадровых специалистов, сотрудников отдела персонала или бухгалтеров.
В небольших компаниях табель может вести сам предприниматель или назначенный им сотрудник. Важно, чтобы документ заполнялся ежедневно и соответствовал требованиям Росстата и Минтруда.
В небольших компаниях табель может вести сам предприниматель или назначенный им сотрудник. Важно, чтобы документ заполнялся ежедневно и соответствовал требованиям Росстата и Минтруда.
Формы табеля: Т-12, Т-13, 0504421 и другие
Существует ряд унифицированных формы, утвержденных законодательством:
- Т-12 — включает не только учет времени, но и расчет зарплаты. Подходит для ручного заполнения.
- Т-13 — используется при автоматизированном учете (например, с помощью турникетов или биометрии, подробнее рассказываем про автоматизированный учет рабочего времени в статье).
- 0504421 — обязательная форма для бюджетных учреждений.
Работодатель вправе разрабатывать и применять собственные бланки, но они должны содержать обязательные параметры: наименование организации, ФИО сотрудников, даты, коды явок и неявок, подписи ответственных лиц.
- Т-12 — включает не только учет времени, но и расчет зарплаты. Подходит для ручного заполнения.
- Т-13 — используется при автоматизированном учете (например, с помощью турникетов или биометрии, подробнее рассказываем про автоматизированный учет рабочего времени в статье).
- 0504421 — обязательная форма для бюджетных учреждений.
Работодатель вправе разрабатывать и применять собственные бланки, но они должны содержать обязательные параметры: наименование организации, ФИО сотрудников, даты, коды явок и неявок, подписи ответственных лиц.
Как правильно заполнять табель
Заполнение табеля требует внимательности, так как ошибки могут привести к некорректным выплатам или штрафам. Рассмотрим основные этапы:
Шаг 1. Укажите общие данные
В верхней части документа напишите название организации, структурное подразделение, учетный период (например, месяц) и дату составления.
Шаг 2. Внесите сведения о сотрудниках
Каждому сотруднику присваивается отдельная строка. Для идентификации используются табельные номера.
Шаг 3. Отмечайте явки и неявки
Используйте буквенные или цифровые коды:
- Я (01) — рабочий день;
- Б (19) — больничный;
- ОТ (09) — отпуск;
- К (06) — командировка.
Если сотрудник работал 4 часа, укажите «Я 4». Для сменного графика отмечайте часы по факту.
Системы учета рабочего времени позволяют автоматически фиксировать отработанные часы для быстрого переноса в табель или фиксировать напрямую в табель при наличии интеграции.
Шаг 4. Подведите итоги
В конце месяца подсчитайте общее количество отработанных часов, выходных и дней отсутствия.
Программы для ведения табеля Самое простое решения для ведения табеля – это ручное заполнение в Excel или на бумаге. Оно подходит только для маленьких компаний, но неудобно при среднем или большом штате сотрудников. В этом случае требуется автоматизация. Автоматизировать процесс можно с помощью решений:
- 1С:Зарплата и управление персоналом — интегрируется с бухгалтерскими модулями.
- Специализированные сервисы (например, табель Verme) — позволяют учитывать и фиксировать начало и конец рабочего дня, учитывать перерывы и сверхурочные часы, генерировать отчеты, формировать табель в один клик и синхронизировать данные с бухгалтерией.
Интеграция с кадровыми модулями исключает ошибки и экономит время. Например, при внесении данных о больничном система автоматически рассчитает пособие и обновит график.
Шаг 1. Укажите общие данные
В верхней части документа напишите название организации, структурное подразделение, учетный период (например, месяц) и дату составления.
Шаг 2. Внесите сведения о сотрудниках
Каждому сотруднику присваивается отдельная строка. Для идентификации используются табельные номера.
Шаг 3. Отмечайте явки и неявки
Используйте буквенные или цифровые коды:
- Я (01) — рабочий день;
- Б (19) — больничный;
- ОТ (09) — отпуск;
- К (06) — командировка.
Если сотрудник работал 4 часа, укажите «Я 4». Для сменного графика отмечайте часы по факту.
Системы учета рабочего времени позволяют автоматически фиксировать отработанные часы для быстрого переноса в табель или фиксировать напрямую в табель при наличии интеграции.
Шаг 4. Подведите итоги
В конце месяца подсчитайте общее количество отработанных часов, выходных и дней отсутствия.
Программы для ведения табеля Самое простое решения для ведения табеля – это ручное заполнение в Excel или на бумаге. Оно подходит только для маленьких компаний, но неудобно при среднем или большом штате сотрудников. В этом случае требуется автоматизация. Автоматизировать процесс можно с помощью решений:
- 1С:Зарплата и управление персоналом — интегрируется с бухгалтерскими модулями.
- Специализированные сервисы (например, табель Verme) — позволяют учитывать и фиксировать начало и конец рабочего дня, учитывать перерывы и сверхурочные часы, генерировать отчеты, формировать табель в один клик и синхронизировать данные с бухгалтерией.
Интеграция с кадровыми модулями исключает ошибки и экономит время. Например, при внесении данных о больничном система автоматически рассчитает пособие и обновит график.
Рис 2. Пример интерфейса автоматизации табеля
Как понять, что вашей компании стоит заняться автоматизацией табеля?
- Если вы хотите систематизировать всю отчетность по децентрализованным объектам, то есть когда в компании много филиалов, отделений, торговых точек и так далее.
- Если в компании на данный момент нет единых стандартов по заполнению отчетности или есть, но они не соблюдаются повсеместно, что приводит к дополнительным трудозатратам в сведении отчетов и при проверках.
- Если кадровый отдел и бухгалтерия несет большие издержки на сведение отчетности в одну систему из разных источников, например, перенос статусов посещений из рукописных журналов прихода и ухода в 1С.
- Кратное сокращение времени на перепланирование. Появляется возможность вносить ручные корректировки и изменения в плановые и фактические смены сотрудников.
- Наглядность контроля.Появляется возможность настраивать систему дашбордов по разным метрикам (план/факт, посещаемость, количество ручных корректировок и прочее).
- Единые стандарты. Все отделы и филиалы работают в одном интерфейсе по единым стандартам.
Рис 3. Пример дашборда с отчетами о посещениях
Сроки хранения и предъявления табеля
Табель следует хранить в компании не менее 5 лет (ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете»), а при наличии вредных условий труда срок увеличивается до 50 лет. Данный документ может запросить трудовая инспекция, ФСС или суд при возникновении споров.
Отсутствие табеля считается нарушением трудового законодательства. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
- для ИП — до 5 000 ₽;
- для юрлиц — до 50 000 ₽.
Частые ошибки при ведении табеля
- Неправильные коды (например, путаница между отпуском за свой счет и прогулом).
- Невнимательность к деталям (неучтенные сверхурочные часы).
- Нарушение сроков — табель должен быть готов до расчета зарплаты.
Правильно оформленный табель учета рабочего времени — залог прозрачности трудовых отношений и защиты интересов обеих сторон. Используйте современные инструменты, чтобы минимизировать рутину и сосредоточиться на стратегических задачах.
Отсутствие табеля считается нарушением трудового законодательства. Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
- для ИП — до 5 000 ₽;
- для юрлиц — до 50 000 ₽.
Частые ошибки при ведении табеля
- Неправильные коды (например, путаница между отпуском за свой счет и прогулом).
- Невнимательность к деталям (неучтенные сверхурочные часы).
- Нарушение сроков — табель должен быть готов до расчета зарплаты.
Правильно оформленный табель учета рабочего времени — залог прозрачности трудовых отношений и защиты интересов обеих сторон. Используйте современные инструменты, чтобы минимизировать рутину и сосредоточиться на стратегических задачах.