Как правильно составить график работы сотрудников
18 июля 2025
График работы сотрудников — это важный инструмент управления персоналом, который влияет на эффективность бизнеса через повышение производительности сотрудников, помогает оптимизировать фонд оплаты труда, работает на удовлетворенность и удержание сотрудников. В этой статье мы разберем, как правильно составить график работы, какие графики бывают, как учитывать законодательные требования и зачем автоматизировать данный процесс.
Что такое график работы сотрудников
График работы — это документ, который определяет распределение рабочего времени сотрудников на заданный период (неделю, месяц или год). Он фиксирует, когда сотрудник должен приступать к работе, когда у него выходные, а также учитывает сменность, переработки и другие нюансы.
С юридической точки зрения график является частью трудового договора и должен соответствовать нормам Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан ознакомить сотрудников с графиком заранее, а несоблюдение установленного режима может привести к штрафам и судебным разбирательствам.
Исходя из этого, графики обычно составляют для:
- Сотрудников со сменным графиком (продавцы, врачи, охранники, работники производства). В этом случае важно четко прописать чередование смен, чтобы избежать переработок.
- Персонала с ненормированным рабочим днем (менеджеры, ИТ-специалисты). Здесь график часто носит рекомендательный характер, но все равно должен учитывать нормы рабочего времени.
- Работников с гибким графиком (удаленные сотрудники, фрилансеры). В таких случаях указывается общее количество рабочих часов в неделю или месяц, а сотрудник сам распределяет свое время.
С юридической точки зрения график является частью трудового договора и должен соответствовать нормам Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан ознакомить сотрудников с графиком заранее, а несоблюдение установленного режима может привести к штрафам и судебным разбирательствам.
Исходя из этого, графики обычно составляют для:
- Сотрудников со сменным графиком (продавцы, врачи, охранники, работники производства). В этом случае важно четко прописать чередование смен, чтобы избежать переработок.
- Персонала с ненормированным рабочим днем (менеджеры, ИТ-специалисты). Здесь график часто носит рекомендательный характер, но все равно должен учитывать нормы рабочего времени.
- Работников с гибким графиком (удаленные сотрудники, фрилансеры). В таких случаях указывается общее количество рабочих часов в неделю или месяц, а сотрудник сам распределяет свое время.
Рис 1. Пример графика сотрудников
Виды графиков работы
Выбор графика зависит от специфики бизнеса. Рассмотрим основные варианты:
Пятидневная рабочая неделя
Стандартный режим (8 часов в день, 40 часов в неделю) с фиксированными выходными (суббота и воскресенье). Подходит для офисных сотрудников. Преимущество — предсказуемость, недостаток — невозможность использовать его в организациях с круглосуточным режимом работы.
Сменный график
Используется в компаниях с круглосуточным режимом работы (больницы, магазины, заводы). Смены могут быть дневными, ночными или смешанными. Например:
- "Два через два" — два рабочих дня, затем два выходных.
- "Сутки через трое" — 24 часа работы, затем 72 часа отдыха.
- "Пятидневка с ночными сменами" — например, две недели в дневную смену, две — в ночную.
Вахтовый метод
Применяется в удаленных от города местах (нефтяные вышки, строительные объекты). Работники трудятся несколько недель подряд (обычно 2-4 недели), затем отдыхают. Важно строго соблюдать нормы рабочего времени и предоставлять компенсации за вахтовый труд.
Гибкий график
Сотрудник сам определяет начало и конец рабочего дня, но должен отработать установленное количество часов. Подходит для IT-специалистов, дизайнеров, журналистов. Главное — прописать в трудовом договоре механизм учета отработанного времени.
Неполный рабочий день
Обычно подходит для студентов, совместителей или сотрудников с семейными обязанностями. Устанавливается по соглашению между работодателем и сотрудником. В графике четко указывается количество рабочих часов в день и неделю.
Пятидневная рабочая неделя
Стандартный режим (8 часов в день, 40 часов в неделю) с фиксированными выходными (суббота и воскресенье). Подходит для офисных сотрудников. Преимущество — предсказуемость, недостаток — невозможность использовать его в организациях с круглосуточным режимом работы.
Сменный график
Используется в компаниях с круглосуточным режимом работы (больницы, магазины, заводы). Смены могут быть дневными, ночными или смешанными. Например:
- "Два через два" — два рабочих дня, затем два выходных.
- "Сутки через трое" — 24 часа работы, затем 72 часа отдыха.
- "Пятидневка с ночными сменами" — например, две недели в дневную смену, две — в ночную.
Вахтовый метод
Применяется в удаленных от города местах (нефтяные вышки, строительные объекты). Работники трудятся несколько недель подряд (обычно 2-4 недели), затем отдыхают. Важно строго соблюдать нормы рабочего времени и предоставлять компенсации за вахтовый труд.
Гибкий график
Сотрудник сам определяет начало и конец рабочего дня, но должен отработать установленное количество часов. Подходит для IT-специалистов, дизайнеров, журналистов. Главное — прописать в трудовом договоре механизм учета отработанного времени.
Неполный рабочий день
Обычно подходит для студентов, совместителей или сотрудников с семейными обязанностями. Устанавливается по соглашению между работодателем и сотрудником. В графике четко указывается количество рабочих часов в день и неделю.
Законодательные требования к графику
Основные нормы регулируются статьями 91–104 ТК РФ:
- Максимальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов. Для некоторых категорий (например, медики, педагоги) — 36 или 24 часа.
- При сменном графике длительность одной смены не должна превышать 12 часов.
- Междусменный отдых должен составлять не менее 42 часов подряд в неделю.
- Ночные смены (с 22:00 до 6:00) должны быть короче дневных на 1 час без последующей отработки.
- Сверхурочная работа не может превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
- График утверждается не позднее чем за 1 месяц до введения.
Нарушение этих норм может привести к жалобам сотрудников, проверкам трудовой инспекции и штрафам до 50 000 рублей.
- Максимальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов. Для некоторых категорий (например, медики, педагоги) — 36 или 24 часа.
- При сменном графике длительность одной смены не должна превышать 12 часов.
- Междусменный отдых должен составлять не менее 42 часов подряд в неделю.
- Ночные смены (с 22:00 до 6:00) должны быть короче дневных на 1 час без последующей отработки.
- Сверхурочная работа не может превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
- График утверждается не позднее чем за 1 месяц до введения.
Нарушение этих норм может привести к жалобам сотрудников, проверкам трудовой инспекции и штрафам до 50 000 рублей.
Как правильно составить график работы — пошаговая инструкция
Инструкция включает общие шаги, которые подойдут для большинства компаний и процессов. Для того, чтобы переложить их на специфику вашего бизнеса, советуем уделить внимание пункту 1 про анализ потребностей бизнеса и в этом пункте, помимо указанной аналитики, учесть другие факторы, влияющие на ваши процессы.
1. Анализ потребностей бизнеса
Определите, сколько сотрудников нужно в каждый день недели. Она может варьироваться в компаниях с неравномерной целевой производительностью, а также в бизнесах, зависящих от клиентского трафика.
Например:
- В кафе больше персонала требуется в выходные дни и вечерние часы.
- В call-центре нагрузка выше в будни с 10:00 до 18:00.
- В клиниках должно быть определенное количество врачей на каждую смену.
Для определения нагрузки используйте данные за прошлые периоды – ретроспективу, это поможет прогнозировать нагрузку более корректно, с опорой на данные.
Ваше планирование графика в последующем получится более точным и эффективным, если вы спрогнозируете потребность в персонале не только по дням, но и по часам или даже более коротким интервалам. Это критически важно для компаний с большим количеством объектов и зависимости от клиентского трафика, например, для розничных сетей.
1. Анализ потребностей бизнеса
Определите, сколько сотрудников нужно в каждый день недели. Она может варьироваться в компаниях с неравномерной целевой производительностью, а также в бизнесах, зависящих от клиентского трафика.
Например:
- В кафе больше персонала требуется в выходные дни и вечерние часы.
- В call-центре нагрузка выше в будни с 10:00 до 18:00.
- В клиниках должно быть определенное количество врачей на каждую смену.
Для определения нагрузки используйте данные за прошлые периоды – ретроспективу, это поможет прогнозировать нагрузку более корректно, с опорой на данные.
Ваше планирование графика в последующем получится более точным и эффективным, если вы спрогнозируете потребность в персонале не только по дням, но и по часам или даже более коротким интервалам. Это критически важно для компаний с большим количеством объектов и зависимости от клиентского трафика, например, для розничных сетей.
Рис 2. Анализ потребности в персонале для составления графика
2. Учет законодательных норм
На втором этапе распределите нужное количество сотрудников с учетом потребности так, чтобы их график учитывал нормы:
- не превышал 40 часов в неделю (или установленную норму под вашу специфику);
- включал перерывы на обед (обычно от 30 минут до 2 часов);
- учитывал запрет на работу в ночные смены для беременных и несовершеннолетних.
3. Учет пожеланий сотрудников
После того, как учтены законодательные нормы, рекомендуется обратиться к пожеланиям сотрудников. Этот этап поможет сделать рабочий опыт сотрудников более приятным, поддерживать их лояльность компании. Некоторые работники предпочитают утренние смены, другие — вечерние. Конечно, непросто держать это все в едином поле или оставлять на ответственность конкретного директора филиала или ответственного за график. Ниже в статье мы поговорим про автоматизацию планирования с помощью WFM, что помогает учесть и такие требования.
4. Распределение нагрузки
При составлении графика избегайте наличия переработок (более 12 часов в смену) и неравномерного распределения часов (когда один сотрудник работает 50 часов в неделю, а другой — 30). Проверку и изначальный учет этих требований при составлении графика тоже можно автоматизировать с помощью WFM.
Если же по итогам проверки графика вы понимаете, что штатных сотрудников на все смены и часы не хватает, можно эффективно организовать подработки с помощью сервиса “Смены для своих”.
5. Согласование и утверждение
После составления и проверки график по всем нормам и пожеланиям его подписывает руководитель и передает в отдел кадров, который обязан ознакомить с ним сотрудников.
6. Ознакомление сотрудников
Работники должны быть уведомлены о графике за месяц до его введения. Лучше делать это под подпись. В автоматизированных решениях этот момент тоже продумывается, в личном кабинете Verme WFM сотрудники после ознакомления подписывают график с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
7.Учет и оформление график работы
Для учета обычно используют:
- Табель Т-13 (в бумажном или электронном виде). В нем отмечают явки, неявки, больничные, отпуска.
- Excel-таблицы, но они неудобны при частых изменениях и могут содержать ошибки в расчетах.
- HR-системы (1С:ЗУП или аналоги).
Verme WFM автоматически формирует табель учета рабочего времени и интегрируется с 1С, что исключает ошибки в расчетах.
На втором этапе распределите нужное количество сотрудников с учетом потребности так, чтобы их график учитывал нормы:
- не превышал 40 часов в неделю (или установленную норму под вашу специфику);
- включал перерывы на обед (обычно от 30 минут до 2 часов);
- учитывал запрет на работу в ночные смены для беременных и несовершеннолетних.
3. Учет пожеланий сотрудников
После того, как учтены законодательные нормы, рекомендуется обратиться к пожеланиям сотрудников. Этот этап поможет сделать рабочий опыт сотрудников более приятным, поддерживать их лояльность компании. Некоторые работники предпочитают утренние смены, другие — вечерние. Конечно, непросто держать это все в едином поле или оставлять на ответственность конкретного директора филиала или ответственного за график. Ниже в статье мы поговорим про автоматизацию планирования с помощью WFM, что помогает учесть и такие требования.
4. Распределение нагрузки
При составлении графика избегайте наличия переработок (более 12 часов в смену) и неравномерного распределения часов (когда один сотрудник работает 50 часов в неделю, а другой — 30). Проверку и изначальный учет этих требований при составлении графика тоже можно автоматизировать с помощью WFM.
Если же по итогам проверки графика вы понимаете, что штатных сотрудников на все смены и часы не хватает, можно эффективно организовать подработки с помощью сервиса “Смены для своих”.
5. Согласование и утверждение
После составления и проверки график по всем нормам и пожеланиям его подписывает руководитель и передает в отдел кадров, который обязан ознакомить с ним сотрудников.
6. Ознакомление сотрудников
Работники должны быть уведомлены о графике за месяц до его введения. Лучше делать это под подпись. В автоматизированных решениях этот момент тоже продумывается, в личном кабинете Verme WFM сотрудники после ознакомления подписывают график с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
7.Учет и оформление график работы
Для учета обычно используют:
- Табель Т-13 (в бумажном или электронном виде). В нем отмечают явки, неявки, больничные, отпуска.
- Excel-таблицы, но они неудобны при частых изменениях и могут содержать ошибки в расчетах.
- HR-системы (1С:ЗУП или аналоги).
Verme WFM автоматически формирует табель учета рабочего времени и интегрируется с 1С, что исключает ошибки в расчетах.
Ошибки при составлении графика
Если процесс составления графика не автоматизирован, то, как и любые ручные процессы, зависим от человеческого фактора и может сопровождаться наличием ошибок.
Самые распространенные ошибки касаются:
- нарушений норм рабочего времени (слишком длинные смены без отдыха);
- неучтенных переработок, ведущие к переплатам;
- несвоевременного уведомления сотрудников о графике (менее чем за месяц);
- несоответствия трудовому договору (если, например, в договоре указана пятидневка, а график — сменный).
Самые распространенные ошибки касаются:
- нарушений норм рабочего времени (слишком длинные смены без отдыха);
- неучтенных переработок, ведущие к переплатам;
- несвоевременного уведомления сотрудников о графике (менее чем за месяц);
- несоответствия трудовому договору (если, например, в договоре указана пятидневка, а график — сменный).
Образец графика работы сотрудников
Рис 3.1 Примеры графика в Excel
Рис 3.2 Примеры графика в Excel
Рис 3.3 Пример графика в 1С
Как автоматизировать составление графиков
Ручное составление графика отнимает много времени и может приводить к ошибкам. Автоматизация графиков с помощью WFM решает эту проблему:
- автоматически распределяет смены с учетом нагрузки и пожеланий сотрудников;
- интегрируется с бухгалтерскими и кадровыми системами.
Такой подход особенно эффективен с точки зрения финансовой отдачи в компаниях с большим количеством сотрудников и/или зависимости нагрузки на персонал от клиентского трафика или каких-либо других факторов:
- розничных сетей (магазины, аптеки);
- медицинских учреждений (клиники, лаборатории);
- логистических компаний (курьерские службы, склады).
В случае с ними Verme WFM помогает не только снять операционную нагрузку с HR-блока и оптимизировать его численность, ведь больше не нужно руками составлять график для тысяч сотрудников), но и напрямую влияет на финансовые результаты компании – сокращает издержки (экономит ФОТ) и повышает выручку, обеспечивая рост производительности сотрудников.
- автоматически распределяет смены с учетом нагрузки и пожеланий сотрудников;
- интегрируется с бухгалтерскими и кадровыми системами.
Такой подход особенно эффективен с точки зрения финансовой отдачи в компаниях с большим количеством сотрудников и/или зависимости нагрузки на персонал от клиентского трафика или каких-либо других факторов:
- розничных сетей (магазины, аптеки);
- медицинских учреждений (клиники, лаборатории);
- логистических компаний (курьерские службы, склады).
В случае с ними Verme WFM помогает не только снять операционную нагрузку с HR-блока и оптимизировать его численность, ведь больше не нужно руками составлять график для тысяч сотрудников), но и напрямую влияет на финансовые результаты компании – сокращает издержки (экономит ФОТ) и повышает выручку, обеспечивая рост производительности сотрудников.
Рис 4. Как Verme WFM обеспечивает бизнес-эффект
Такой бизнес-эффект Verme WFM обеспечивает за счет прогнозирования нагрузки персонала с интервалами до 15 минут. В основе прогнозов лежит ретроспективный анализ влияния бизнес-драйверов (клиентский трафик, маркетинговые акции и другое) и норм на выполнение рабочих операций сотрудниками, например, в случае ритейла это операции по выкладке товара, обслуживание клиента на кассе, сборка заказа. Планирование графика на основе потребности в персонале с точностью до 15 минут позволяет выводить именно столько сотрудников, сколько необходимо для выполнения всех операций, не переплачивая “лишним” сотрудникам. Также Verme WFM может учитывать все кастомные вводные, которые формируются на старте проекта интеграции клиентов и командой внедрения.
Кейсы автоматизации графиков
Рост производительности сотрудников в сети гипермаркетов Ашан на 7%
Задачи:
Задачи:
- внедрение системы, которая на основе прогноза продаж и операций сможет расставлять смены сотрудникам с учетом их возможностей и пожеланий
- рост производительности (артикулы/человеко-часы) минимум на 5%.
- рост производительности (артикулы/человеко-часы) на 7% за 5 месяцев после внедрения;
- cокращение неэффективных часов;
- перешли от фиксированных графиков (2/2, 5/2 и пр.) к гибким (2-4 рабочих дня, 1-3 выходных, смены 6-12ч);
- реализовали планирование внешнего персонала под потребность с разными видами заявок (основная и дополнительная) и отслеживание SLA;
- объединили в одном контуре управление штатным и внешним персоналом с контролем ФОТ Фактический учет внешнего персонала на базе биометрии Verme.
Рис 5. Кейс Ашана
Экономия 130 млн ФОТ ежегодно за счет внедрения WFM в аэропорту Пулково
Задачи:
Задачи:
- обеспечить эффективное планирование коротких смен привлекаемых на работу студентов для отработки в пиковые часы и штатных сотрудников и повышения уровня
- экономия 130 млн рублей на ФОТ ежегодно
- рост выручки неавиационной нагрузки на 10%
- снижение текучести кадров с 30 до 14%.
Рис 6. Кейс Пулково
Правильно составленный график работы — залог эффективного бизнеса. Используйте инструменты автоматизации, такие как Verme WFM, чтобы получить от этого процесса максимум отдачи, избежать ошибок и повысить продуктивность персонала.