Планирование и прогнозирование потребности в персонале в организации
16 мая 2025
Планирование и прогнозирование потребности в персонале — это ключевые процессы, которые позволяют компаниям эффективно управлять человеческими ресурсами, снижать риски и достигать стратегических целей
Отсутствие точного анализа текущих и будущих кадровых потребностей может привести к перерасходу бюджета, срыву проектов или потере конкурентоспособности. В этой статье разберем, как правильно прогнозировать спрос на сотрудников, какие методы использовать и почему автоматизация становится незаменимым инструментом в этом процессе для HR-отделов.
Зачем компаниям прогнозировать потребность в персонале?
Кадровое планирование является не просто формальностью, а основой стабильности бизнеса. А в каких-то отраслях, где количество необходимого персонала зависит от клиентов, например, таких, как ритейл или хорека, грамотное планирование влияет и на финансовые результаты бизнеса. Так, если сотрудников не хватает для обслуживания клиентов магазина, товарооборот может снизиться на 5-7%.
Если рассматривать более общую картину, то для компаний всех отраслей отсутствие прогноза потребности в персонале может привести к:
- Переизбытку или дефициту сотрудников, что ведет к перегрузке персонала или нерациональным тратам на зарплаты.
- Текучести кадров из-за несоответствия нагрузки и возможностей работников.
- Срывам сроков проектов/задач из-за нехватки специалистов.
Особенно важно кадровое планирование в отраслях с сезонным колебанием спроса (как в ритейле или туризме). Компания может не успеть нанять временных сотрудников или, наоборот, переплатить за «лишние» ставки.
Прогнозирование помогает связать бизнес-цели (например, рост продаж на 20%) с конкретными кадровыми решениями: сколько менеджеров или синих воротничков потребуется через полгода для обеспечения качества и результативности процессов компании.
Если рассматривать более общую картину, то для компаний всех отраслей отсутствие прогноза потребности в персонале может привести к:
- Переизбытку или дефициту сотрудников, что ведет к перегрузке персонала или нерациональным тратам на зарплаты.
- Текучести кадров из-за несоответствия нагрузки и возможностей работников.
- Срывам сроков проектов/задач из-за нехватки специалистов.
Особенно важно кадровое планирование в отраслях с сезонным колебанием спроса (как в ритейле или туризме). Компания может не успеть нанять временных сотрудников или, наоборот, переплатить за «лишние» ставки.
Прогнозирование помогает связать бизнес-цели (например, рост продаж на 20%) с конкретными кадровыми решениями: сколько менеджеров или синих воротничков потребуется через полгода для обеспечения качества и результативности процессов компании.
Что такое планирование и прогнозирование потребности в персонале?
Планирование потребности в персонале — это процесс определения количественных и качественных характеристик кадров, необходимых для реализации задач компании.
Прогнозирование — этап планирования, направленный на предсказание будущего спроса на сотрудников с учетом внешних и внутренних факторов.
Один из самых влиятельных внутренних факторов - это бизнес-стратегия и планы компании и всех элементов оргструктуры.
Например, если компания планирует открыть новый филиал, прогноз потребности в кадрах будет включать не только количество менеджеров, но и их квалификацию, опыт работы с определенными клиентами или знания регионального рынка.
Из внешних факторов влияние на прогнозирование могут оказывать: трафик клиентов, нормы сотрудников на совершение тех или иных действий (операций) в рамках рабочей деятельности, маркетинговые активности, сезонность, влияние погодных условий и другое.
Важно понимать, что планирование потребности может (и в идеале должно быть) не единоразово на год вперед, а пересматриваться и корректироваться ежемесячно с большей детализацией для корректного планирования не только численности сотрудников, но и эффективных графиков для них.
Прогнозирование — этап планирования, направленный на предсказание будущего спроса на сотрудников с учетом внешних и внутренних факторов.
Один из самых влиятельных внутренних факторов - это бизнес-стратегия и планы компании и всех элементов оргструктуры.
Например, если компания планирует открыть новый филиал, прогноз потребности в кадрах будет включать не только количество менеджеров, но и их квалификацию, опыт работы с определенными клиентами или знания регионального рынка.
Из внешних факторов влияние на прогнозирование могут оказывать: трафик клиентов, нормы сотрудников на совершение тех или иных действий (операций) в рамках рабочей деятельности, маркетинговые активности, сезонность, влияние погодных условий и другое.
Важно понимать, что планирование потребности может (и в идеале должно быть) не единоразово на год вперед, а пересматриваться и корректироваться ежемесячно с большей детализацией для корректного планирования не только численности сотрудников, но и эффективных графиков для них.
Рис 1. Планирование под кривую потребности
Цели процесса планирования потребности в персонале
- Оптимизация затрат на оплату труда на предприятии. Точно рассчитанная численность сотрудников исключает переплаты за «простаивающие» ставки.
- Обеспечение бесперебойной работы. График потребности в рабочих кадрах помогает равномерно распределять нагрузку и избегать кризисных ситуаций.
- Снижение текучести. Прогноз позволяет вовремя выявить риски увольнений и подготовить замену или программу удержания.
- Обеспечение бесперебойной работы. График потребности в рабочих кадрах помогает равномерно распределять нагрузку и избегать кризисных ситуаций.
- Снижение текучести. Прогноз позволяет вовремя выявить риски увольнений и подготовить замену или программу удержания.
Факторы, влияющие на потребность в персонале
Мы уже касались влияния внешних и внутренних факторов на прогнозирование потребности в персонале. Еще несколько примеров.
Внешние:
- Конъюнктура рынка труда (дефицит IT-специалистов, дефицит линейного персонала).
- Экономический кризис и санкции.
- Сезонность (например, аграрный сектор или логистика перед праздниками).
- Трафик клиентов (в отраслях, где требуется обслуживание клиентов)
Внутренние:
- Расширение бизнеса (новые проекты, выход на международные рынки).
- Автоматизация процессов (сокращение ручного труда).
- Текучесть кадров из-за низкой зарплаты или неудовлетворенности условиями.
Несмотря на важность персонала, не все компании стремятся на 100% заполнить штат, потому что при таком формате есть риск переплаты за простой. За оптимальный уровень комплектности штата, например, в ритейле принято считать 90%, недостающие кадры пополняются их числа самозанятых, аутсорсинга или за счет подработок для своих же сотрудников. Но фактический уровень комплектности у большинства компаний в розничной торговле сейчас ниже 80%, что существенно влияет на сервис, NPS покупателей и выручку. Именно в ритейле сложнее всего прогнозировать потребность в персонале и строить графики, ведь картина всегда разная. Здесь особую роль играет фактор сезонности, когда летом люди уезжают за город, а у клиентов есть разные периоды покупательской активности.
Внешние:
- Конъюнктура рынка труда (дефицит IT-специалистов, дефицит линейного персонала).
- Экономический кризис и санкции.
- Сезонность (например, аграрный сектор или логистика перед праздниками).
- Трафик клиентов (в отраслях, где требуется обслуживание клиентов)
Внутренние:
- Расширение бизнеса (новые проекты, выход на международные рынки).
- Автоматизация процессов (сокращение ручного труда).
- Текучесть кадров из-за низкой зарплаты или неудовлетворенности условиями.
Несмотря на важность персонала, не все компании стремятся на 100% заполнить штат, потому что при таком формате есть риск переплаты за простой. За оптимальный уровень комплектности штата, например, в ритейле принято считать 90%, недостающие кадры пополняются их числа самозанятых, аутсорсинга или за счет подработок для своих же сотрудников. Но фактический уровень комплектности у большинства компаний в розничной торговле сейчас ниже 80%, что существенно влияет на сервис, NPS покупателей и выручку. Именно в ритейле сложнее всего прогнозировать потребность в персонале и строить графики, ведь картина всегда разная. Здесь особую роль играет фактор сезонности, когда летом люди уезжают за город, а у клиентов есть разные периоды покупательской активности.
Методы планирования
Перед тем, как начинать процесс планирования потребности в персонале важно осуществить этап прогнозирования.
Для предоставления более точного прогноза потребности в персонале обычно используют методы:
1. Экстраполяция — анализ исторических данных (например, рост штата на 5% ежегодно).
2. Нормативный метод — расчет по отраслевым стандартам (например, 1 менеджер на 50 клиентов).
3. Экспертные оценки — мнения руководителей отделов о будущих потребностях.
4. Математические модели — корреляция между объемами продаж и численностью сотрудников.
5. Цифровые решения — например, алгоритмы на основе Big Data, которые учитывают десятки переменных: от KPI до рыночных трендов и всех внутренних и внешних факторов, о которых мы рассказывали.
После завершения данного этапа и получения детального кадрового планирования можно переходить к планированию.
Первым шагом нужно провести анализ текущего состояния, провести аудит навыков сотрудников, оценить нагрузку, выявить «узкие места».
Вторым шагом является определение и сопоставление прогноза потребностей и возможности среднего сотрудника по каждому элементу оргструктуры отдельно, а также необходимо ответить на вопрос: “Сколько сотрудников необходимо с учетом факторов прогнозирования?”
Для предоставления более точного прогноза потребности в персонале обычно используют методы:
1. Экстраполяция — анализ исторических данных (например, рост штата на 5% ежегодно).
2. Нормативный метод — расчет по отраслевым стандартам (например, 1 менеджер на 50 клиентов).
3. Экспертные оценки — мнения руководителей отделов о будущих потребностях.
4. Математические модели — корреляция между объемами продаж и численностью сотрудников.
5. Цифровые решения — например, алгоритмы на основе Big Data, которые учитывают десятки переменных: от KPI до рыночных трендов и всех внутренних и внешних факторов, о которых мы рассказывали.
После завершения данного этапа и получения детального кадрового планирования можно переходить к планированию.
Первым шагом нужно провести анализ текущего состояния, провести аудит навыков сотрудников, оценить нагрузку, выявить «узкие места».
Вторым шагом является определение и сопоставление прогноза потребностей и возможности среднего сотрудника по каждому элементу оргструктуры отдельно, а также необходимо ответить на вопрос: “Сколько сотрудников необходимо с учетом факторов прогнозирования?”
Рис 2. Покрытие – процент соответствия смен персонала рассчитанной потребности.
Рис 3. Утилизация - эффективность использования рабочего времени сотрудников
Третьим шагом нужно разработать планы подбора персонала, обучения, перераспределения сотрудников, а также оценить бюджет ФОТ.
Далее следует проводить регулярный мониторинг и корректировку, пересматривать планы в зависимости от изменений в бизнесе и внешней среде.
Далее следует проводить регулярный мониторинг и корректировку, пересматривать планы в зависимости от изменений в бизнесе и внешней среде.
Рис 4. Мониторинг эффективности планирования с помощью автоматизированного WFM-решения
Например, IT-компания, готовящаяся к запуску нового продукта, может спрогнозировать потребность в 10 разработчиках и 3 тестировщиках, а также заложить бюджет на их обучение.
Примеры планирования персонала
Розничная сеть салонов МТС автоматизировала процесс прогнозирования персонала и планирования графиков с помощью решения Verme
Цель: внедрить инструмент использующий теорию массового обслуживания, для сокращения доли ФОТ, без ущерба для товарооборота и NPS гостей салона.
В результате удалось сэкономить 581 млн ФОТ ежегодно:
Сеть гипермаркетов Ашан увеличила эффективность персонала на 7% за счет грамотной автоматизации планирования
Цель: внедрить систему, которая на основе прогноза продаж и операций сможет расставлять смены сотрудникам с учетом их возможностей и пожеланий, с помощью которой можно было бы поднять производительность (артикулы/человеко-часы) минимум на 5%.
Результаты:
Цель: внедрить инструмент использующий теорию массового обслуживания, для сокращения доли ФОТ, без ущерба для товарооборота и NPS гостей салона.
В результате удалось сэкономить 581 млн ФОТ ежегодно:
- Внедрили для всей сети единый инструмент для управления потребностью в персонале и автоматизированного контроля эффективности планирования графиков;
- Получив оцифрованную модель, эффективнее перераспределили существующий ФОТ для обеспечения консультационных продаж и сократили излишки. Достигли результат за счет автоматизированной системы контроля, не позволяющей планировать неэффективные графики;
- Система мобильной биометрии обеспечила фактический выход персонала по запланированным графикам.
Сеть гипермаркетов Ашан увеличила эффективность персонала на 7% за счет грамотной автоматизации планирования
Цель: внедрить систему, которая на основе прогноза продаж и операций сможет расставлять смены сотрудникам с учетом их возможностей и пожеланий, с помощью которой можно было бы поднять производительность (артикулы/человеко-часы) минимум на 5%.
Результаты:
- Проект помог увидеть распределение нагрузки в течение дня и правильно спланировать ресурсы для достижения коммерческих показателей;
- Сократили неэффективные часы;
- Перешли от фиксированных графиков (2/2, 5/2 и пр.) к гибким (2-4 рабочих дня, 1-3 выходных, смены 6-12ч);
- Реализовали планирование внешнего персонала под потребность с разными видами заявок (основная и дополнительная) и отслеживание SLA;
- Объединили в одном контуре управление штатным и внешним персоналом с контролем ФОТ.
Ошибки планирования и риски при неправильном прогнозировании
Игнорирование аналитики. Решения «на глаз» приводят к дисбалансу в штате.
Недостаток данных. Без учета сезонности или рыночных трендов прогнозы становятся неточными.
Перепланирование. Избыточная детализация усложняет процесс и замедляет реакцию на изменения.
Недостаток данных. Без учета сезонности или рыночных трендов прогнозы становятся неточными.
Перепланирование. Избыточная детализация усложняет процесс и замедляет реакцию на изменения.
Автоматизация планирования персонала
Планирование и прогнозирование потребности в персонале — это не просто HR-задача, а стратегический инструмент для роста бизнеса. Современные компании уже не могут полагаться на устаревшие методы вроде Excel-таблиц или интуитивных оценок.
Автоматизация процесса планирования персонала осуществляется, в частности, с помощью WFM-решений.
Модуль Калькулятор численности в рамках WFM-системы Verme обеспечивает:
Автоматизация процесса планирования персонала осуществляется, в частности, с помощью WFM-решений.
Модуль Калькулятор численности в рамках WFM-системы Verme обеспечивает:
- Прогноз бизнес драйверов на год
- Потребность в часах на год
- Расчет численности на год в FTE
- Расчет численности по типам персонала (штатный, внешний, самозанятый)
- Установка целевых KPI
- Формирование бюджетов на самозанятых, аутсорсинг и план подбора
Рис 5. Автоматизация планирования графиков сотрудников
Понимая необходимость контроля и планирования персонала, бизнес ради экономии часто пытается создать подобные решения самостоятельно «на коленках». Но чтобы собрать подобное решение, нужны немалые затраты на штат и специалисты с широкой экспертизой в HR и разработке.
Качественные цифровые решения обеспечивают:
- Точность прогнозов за счет анализа Big Data и машинного обучения.
- Экономия времени HR-менеджеров — автоматизация рутинных расчетов и формирование графиков.
- Интеграция с ERP и CRM — учет данных о продажах, загрузке производства и других метрик.
- Гибкая аналитика — готовые шаблоны отчетов, прогноз бюджета на оплату труда, сценарии «что если».
Например, система Verme позволяет за 5 минут получить прогноз потребности в кадрах на квартал, учитывая планы по запуску нового отдела и текучесть персонала.
Планирование и прогнозирование потребности в персонале — это важный стратегический инструмент для роста бизнеса в условиях кадрового голода и ситуации на рынке. Бизнес сегодня уже не может полагаться на устаревшие методы вроде Excel-таблиц или интуитивных оценок. Автоматизация процесса прогноза потребности в персонале и планирования позволяет снизить риски кадрового дефицита и оптимизировать бюджет на оплату труда.
Качественные цифровые решения обеспечивают:
- Точность прогнозов за счет анализа Big Data и машинного обучения.
- Экономия времени HR-менеджеров — автоматизация рутинных расчетов и формирование графиков.
- Интеграция с ERP и CRM — учет данных о продажах, загрузке производства и других метрик.
- Гибкая аналитика — готовые шаблоны отчетов, прогноз бюджета на оплату труда, сценарии «что если».
Например, система Verme позволяет за 5 минут получить прогноз потребности в кадрах на квартал, учитывая планы по запуску нового отдела и текучесть персонала.
Планирование и прогнозирование потребности в персонале — это важный стратегический инструмент для роста бизнеса в условиях кадрового голода и ситуации на рынке. Бизнес сегодня уже не может полагаться на устаревшие методы вроде Excel-таблиц или интуитивных оценок. Автоматизация процесса прогноза потребности в персонале и планирования позволяет снизить риски кадрового дефицита и оптимизировать бюджет на оплату труда.