Планирование и прогнозирование потребности в персонале в организации

Отсутствие точного анализа текущих и будущих кадровых потребностей может привести к перерасходу бюджета, срыву проектов или потере конкурентоспособности. В этой статье разберем, как правильно прогнозировать спрос на сотрудников, какие методы использовать и почему автоматизация становится незаменимым инструментом в этом процессе для HR-отделов. 


Зачем компаниям прогнозировать потребность в персонале? 

Кадровое планирование — это не просто формальность, а основа стабильности бизнеса. А в каких-то отраслях, где количество необходимого персонала зависит от клиентов, например, таких, как ритейл или хорека, грамотное планирование влияет и на финансовые результаты бизнеса. Так, если сотрудников не хватает для обслуживания клиентов магазина, товарооборот может снизиться на 5-7%.

Если рассматривать более общую картину, то для компаний всех отраслей отсутствие прогноза потребности в персонале может привести к: 
- Переизбытку или дефициту сотрудников, что ведет к перегрузке персонала или нерациональным тратам на зарплаты. 
- Текучести кадров из-за несоответствия нагрузки и возможностей работников. 
- Срывам сроков проектов/задач из-за нехватки специалистов. 

Особенно важно кадровое планирование в отраслях с сезонным колебанием спроса (как в ритейле или туризме). Компания может не успеть нанять временных сотрудников или, наоборот, переплатить за «лишние» ставки.
Прогнозирование помогает связать бизнес-цели (например, рост продаж на 20%) с конкретными кадровыми решениями: сколько менеджеров или синих воротничков потребуется через полгода для обеспечения качества и результативности процессов компании.

Что такое планирование и прогнозирование потребности в персонале? 

Планирование потребности в персонале — это процесс определения количественных и качественных характеристик кадров, необходимых для реализации задач компании.

Прогнозирование — этап планирования, направленный на предсказание будущего спроса на сотрудников с учетом внешних и внутренних факторов. 

Один из самых влиятельных внутренних факторов - это бизнес-стратегия и планы компании и всех элементов оргструктуры.
Например, если компания планирует открыть новый филиал, прогноз потребности в кадрах будет включать не только количество менеджеров, но и их квалификацию, опыт работы с определенными клиентами или знания регионального рынка. 

Из внешних факторов влияние на прогнозирование могут оказывать: трафик клиентов, нормы сотрудников на совершение тех или иных действий (операций) в рамках рабочей деятельности, маркетинговые активности, сезонность, влияние погодных условий и другое.

Важно понимать, что планирование потребности может (и в идеале должно быть) не единоразово на год вперед, а пересматриваться и корректироваться ежемесячно с большей детализацией для корректного планирования не только численности сотрудников, но и эффективных графиков для них.

Цели процесса планирования потребности в персонале 

- Оптимизация затрат на оплату труда. Точно рассчитанная численность сотрудников исключает переплаты за «простаивающие» ставки. 
- Обеспечение бесперебойной работы. График потребности в рабочих кадрах помогает равномерно распределять нагрузку и избегать кризисных ситуаций. 
- Снижение текучести. Прогноз позволяет вовремя выявить риски увольнений и подготовить замену или программу удержания. 


Факторы, влияющие на потребность в персонале 

Мы уже касались влияния внешних и внутренних факторов на прогнозирование потребности в персонале. Еще несколько примеров.

Внешние: 
- Конъюнктура рынка труда (дефицит IT-специалистов, дефицит линейного персонала). 
- Экономический кризис и санкции. 
- Сезонность (например, аграрный сектор или логистика перед праздниками). 
- Трафик клиентов (в отраслях, где требуется обслуживание клиентов)

Внутренние: 
- Расширение бизнеса (новые проекты, выход на международные рынки). 
- Автоматизация процессов (сокращение ручного труда). 
- Текучесть кадров из-за низкой зарплаты или неудовлетворенности условиями. 

Несмотря на важность персонала, не все компании стремятся на 100% заполнить штат, потому что при таком формате есть риск переплаты за простой. За оптимальный уровень комплектности штата, например, в ритейле принято считать 90%, недостающие кадры пополняются их числа самозанятых, аутсорсинга или за счет подработок для своих же сотрудников. Но фактический уровень комплектности у большинства компаний в розничной торговле сейчас ниже 80%, что существенно влияет на сервис, NPS покупателей и выручку. Именно в ритейле сложнее всего прогнозировать потребность в персонале и строить графики, ведь картина всегда разная. Здесь особую роль играет фактор сезонности, когда летом люди уезжают за город, а у клиентов есть разные периоды покупательской активности.


Методы планирования

Перед тем, как начинать процесс планирования потребности в персонале важно осуществить этап прогнозирования.

Для предоставления более точного прогноза потребности в персонале обычно используют методы: 
1. Экстраполяция — анализ исторических данных (например, рост штата на 5% ежегодно). 
2. Нормативный метод — расчет по отраслевым стандартам (например, 1 менеджер на 50 клиентов). 
3. Экспертные оценки — мнения руководителей отделов о будущих потребностях. 
4. Математические модели — корреляция между объемами продаж и численностью сотрудников. 
5. Цифровые решения — например, алгоритмы на основе Big Data, которые учитывают десятки переменных: от KPI до рыночных трендов и всех внутренних и внешних факторов, о которых мы рассказывали. 

После завершения данного этапа и получения детального кадрового планирования можно переходить к планированию.  

Первым шагом нужно провести анализ текущего состояния, провести аудит навыков сотрудников, оценить нагрузку, выявить «узкие места». 

Вторым шагом сопоставить прогноз потребностей и возможности среднего сотрудника по каждому элементу оргструктуры отдельно и ответить на вопрос: “Сколько сотрудников необходимо с учетом факторов прогнозирования?”

Третьим шагом нужно разработать планы подбора персонала, обучения, перераспределения сотрудников, а также оценить бюджет ФОТ. 

Далее следует проводить регулярный мониторинг и корректировку, пересматривать планы в зависимости от изменений в бизнесе и внешней среде. 

Например, IT-компания, готовящаяся к запуску нового продукта, может спрогнозировать потребность в 10 разработчиках и 3 тестировщиках, а также заложить бюджет на их обучение. 


Примеры планирования персонала 

Розничная сеть салонов МТС автоматизировала процесс прогнозирования персонала и планирования графиков с помощью решения Verme

Цель: внедрить инструмент использующий теорию массового обслуживания, для сокращения доли ФОТ, без ущерба для товарооборота и NPS гостей салона.

В результате удалось сэкономить 581 млн ФОТ ежегодно:

• Внедрили для всей сети единый инструмент для управления потребностью в персонале и автоматизированного контроля эффективности планирования графиков;
• Получив оцифрованную модель, эффективнее перераспределили существующий ФОТ для обеспечения консультационных продаж и сократили излишки. Достигли результат за счет автоматизированной системы контроля, не позволяющей планировать неэффективные графики;
• Система мобильной биометрии обеспечила фактический выход персонала по запланированным графикам.

Сеть гипермаркетов Ашан увеличила эффективность персонала на 7% за счет грамотной автоматизации планирования

Цель: внедрить систему, которая на основе прогноза продаж и операций сможет расставлять смены сотрудникам с учетом их возможностей и пожеланий, с помощью которой можно было бы поднять производительность (артикулы/человеко-часы) минимум на 5%.

Результаты:

• Проект помог увидеть распределение нагрузки в течение дня и правильно спланировать ресурсы для достижения коммерческих показателей;
• Сократили неэффективные часы;
• Перешли от фиксированных графиков (2/2, 5/2 и пр.) к гибким (2-4 рабочих дня, 1-3 выходных, смены 6-12ч);
• Реализовали планирование внешнего персонала под потребность с разными видами заявок (основная и дополнительная) и отслеживание SLA;
• Объединили в одном контуре управление штатным и внешним персоналом с контролем ФОТ.

Ошибки планирования и риски при неправильном прогнозировании 

Игнорирование аналитики. Решения «на глаз» приводят к дисбалансу в штате. 

Недостаток данных. Без учета сезонности или рыночных трендов прогнозы становятся неточными. 

Перепланирование. Избыточная детализация усложняет процесс и замедляет реакцию на изменения. 


Автоматизация планирования персонала

Планирование и прогнозирование потребности в персонале — это не просто HR-задача, а стратегический инструмент для роста бизнеса. Современные компании уже не могут полагаться на устаревшие методы вроде Excel-таблиц или интуитивных оценок.

Автоматизация процесса планирования персонала осуществляется, в частности, с помощью WFM-решений.

Модуль Калькулятор численности в рамках WFM-системы Verme обеспечивает:

• Прогноз бизнес драйверов на год
• Потребность в часах на год
• Расчет численности на год в FTE
• Расчет численности по типам персонала (штатный, внешний, самозанятый)
• Установка целевых KPI
• Формирование бюджетов на самозанятых, аутсорсинг и план подбора

Понимая необходимость контроля и планирования персонала, бизнес ради экономии часто пытается создать подобные решения самостоятельно «на коленках». Но чтобы собрать подобное решение, нужны немалые затраты на штат и специалисты с широкой экспертизой в HR и разработке.

Качественные цифровые решения обеспечивают: 
- Точность прогнозов за счет анализа Big Data и машинного обучения. 
- Экономия времени HR-менеджеров — автоматизация рутинных расчетов и формирование графиков. 
- Интеграция с ERP и CRM — учет данных о продажах, загрузке производства и других метрик. 
- Гибкая аналитика — готовые шаблоны отчетов, прогноз бюджета на оплату труда, сценарии «что если». 

Например, система Verme позволяет за 5 минут получить прогноз потребности в кадрах на квартал, учитывая планы по запуску нового отдела и текучесть персонала.