Учет рабочего времени сотрудников: как правильно организовать систему

В этой статье мы расскажем, что такое учет рабочего времени сотрудников, для чего он нужен и какие задачи бизнеса решает. Разберем основные подходу к учету рабочего времени, какие системы учета бывают и как выглядит процесс автоматизации учета рабочего времени.

Почему важен учет рабочего времени?

Каждый третий ритейлер переплачивает до 10% ФОТ из-за ошибок в табелях. А с приходом закона 572-ФЗ штрафы за биометрию достигают 1 млн ₽. Так что учет рабочего времени сотрудников — не просто бюрократическая процедура, а прикладной инструмент повышения уровня дисциплины, прозрачности и скорости сбора отчетов, оптимизации ресурсов на администрирование отчетных HR-процессов.

На примере российских ритейлеров известно, что компании, внедрившие автоматизированные системы контроля, повышают продуктивность персонала за счет: точного учета переработок и простоев (исключение ошибок в расчетах зарплаты), прозрачности дисциплины (фиксация опозданий, ранних уходов и невыхода на смены), оптимизации штатного расписания (дополнительные данные по анализу реальной загрузки сотрудников)

Например, внедрение биометрического учета рабочего времени на складах Асконы позволило добиться экономии 0,7% ФОТ уже через три месяца после старта проекта.

Конечно, способов учета рабочего времени и инструментов – множество, и не все из них обеспечивают полный комплекс бизнес-эффектов и выгоды для бизнеса.

Далее мы подробнее расскажем про каждый способ учета, чтобы вы могли выбрать оптимальный вариант для задач вашей компании.


Что такое учет рабочего времени? Виды и методы

Учет рабочего времени — это фиксация времени прихода, ухода и фактической занятости сотрудников.
Данные используются для:
- расчета зарплаты (особенно при почасовой оплате);
- анализа эффективности;
- соблюдения трудового законодательства;
- готовые интеграции с кадровыми системами клиента;
- фискальный табель.

Методы учета бывают пяти типов:

Сравнение методов:

- Точность: Биометрия > Комбинированный > Автоматизация > Ручной учет
- Затраты: Биометрия > Комбинированный > Автоматизация > Ручной учет
- Гибкость: Комбинированный > Автоматизация > Ручной > Биометрия

Чтобы из доступных на рынке вариантов выбрать подходящий способ учета рабочего времени, нужно, в первую очередь, отталкиваться от бизнес-задач.

Зачем компании система учета времени?

Внедрение учета рабочего времени решает задачи бизнеса на трех уровнях организации.

На уровне бизнеса – помогает оптимизировать ФОТ, обеспечивая возможность оплаты сотрудникам только фактически отработанного времени.

Без автоматизации компании рискуют нарушить 572-ФЗ: штраф до 1 млн ₽ за неправильную обработку биометрии.

На уровне среднего менеджмента (например, кадровой службы, директоров магазинов, складов или производств) – помогает снижать расходы времени на администрирование и учет рабочего времени сотрудников, оптимизируя процессы отметок времени и формирования фактических табелей.

На уровне сотрудников – обеспечивает рост безопасности, дисциплины и прозрачности начисления заработной платы.
67% ритейлеров сталкиваются с фродом при ручном учете времени (исследование HeadHunter, 2023).

Законодательные требования (ТК РФ)

В области учета рабочего времени в обязанности работодателя входит обязанность вести учет времени всех сотрудников (статья 91 ТК РФ) и обеспечивать соответствие правилам суммированного учета при сменном графике (статья 104 ТК РФ) 

Объясняем простыми словами, что можно и нельзя фиксировать
✅ Можно: 
- Время прихода/ухода (по картам, биометрии с согласия сотрудника*). 
- Фактическую занятость (если сотрудник за компьютером). 

❌ Нельзя: 
- Тайно устанавливать программы слежения без уведомления сотрудников. 
- Требовать данные о местоположении вне рабочего времени. 
При применении любого метода учета очень важно, чтобы сотрудники были ознакомлены с системой контроля под подпись. А в случае с биометрией – зарегистрировали свое согласие на госуслугах. 

Изменения в законодательстве в области учета рабочего времени с помощью биометрии требуется разъяснить подробнее, так как закон новый и пока не все понимают, что изменилось в прикладной части.

С 1 июня 2023 вступили в силу основные положения ФЗ-572.
Согласно ему, собирать и использовать биометрические данные граждан может только Единая биометрическая система (ЕБС) - это государственная информационная система, обеспечивающая сбор биометрических персональных данных, их хранение и использование.
Также сдавать вектор (биометрические данные) можно только в ЕБС, а использовать этот вектор для идентификации могут только сертифицированные Коммерческие биометрические системы (КБС) и только те, которым гражданин дал согласие.

С 2025 года распознавание сотрудников по лицу (с помощью face-id) возможно только через ЕБС и КБС.

Краткий принцип работы:

• Сотрудник самостоятельно сдает свою биометрию в ГИС ЕБС: через мобильное приложение Госуслуги, в МФЦ или банке.
• Сотрудник дает разрешение КБС на использование своих биометрических данных.
• Для отметки прихода/ухода делает фото на устройстве (верменале), который определяет, живой человек или нет.
• Фото преобразуется в вектор на сервере аккредитованной организации (КБС).
• Система получает ID сотрудника от ЕБС и фиксацию отметки.

В этой статье мы подробнее рассказываем, как организовать учет рабочего времени по ФЗ-572, чтобы работодателю в полной мере соответствовать требованиям законодательства и избежать штрафов.
Здесь же подробнее расскажем о пользовательском пути сотрудника в процессе организации учета рабочего времени по ФЗ-572.

Пользовательский путь сотрудника

Сначала сотрудник должен передать свою фотографию в ЕБС, где она оцифровывается в биометрический вектор. Далее учетная запись на Госуслугах связывается с вектором в ЕБС. Вектор сотрудника, с его разрешения, передается в КБС и там хранится до тех пор, пока разрешение не будет отозвано сотрудником.

После этого устройство (верменал) в связке с КБС делает фото человека, сравнивает это фото с имеющимися у него в базе векторами и однозначно подтверждает, находится ли перед устройством соответствующий сотрудник или нет.

Что еще важно учитывать бизнесу в этом контексте:

1. До конца 2024 года был введен мораторий на проверки (Постановление Правительства РФ от 10 марта 2022 г. N 336 «Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля», но сроки по нему уже прошли, поэтому теперь бизнесу могут грозить штрафы в случае нарушения.
2. 572-ФЗ не делает исключений для иностранных граждан. Сфера его действия распространяется на отношения с иностранными гражданами. При этом процесс организации согласия для иностранных граждан усложнен. Чтобы узнать об этом подробнее, запросите консультацию нашего эксперта.
3. Согласно 572-ФЗ, биометрические данные собираются только с физических лиц без информации о работодателе.

Способы учета: от Excel до биометрии 

Ручные методы 
- Excel-табель: Бесплатно, но требует ручного ввода. 
- Бумажные журналы: Устаревший метод, подходит только для малых компаний. 

Проблемы: Высокий риск ошибок, сложность при проверках.  

Автоматизированные системы, например:  
1. 1С:ЗУП — интеграция с бухгалтерией.  
2. Битрикс24 — встроенный учет для удаленных команд.  
3. TimeDoctor — контроль активности за ПК.  
4. StaffCop — мониторинг действий сотрудников.  
5. Клеверенс — для производственных предприятий.  

Биометрические системы  
- СКУД по отпечаткам пальцев — исключает фрод.  
- Распознавание лица — более гигиенично (актуально для постковидных норм).  



Как внедрить систему: пошаговая инструкция  

Перед внедрением любой IT-системы или инструмента автоматизации важно провести анализ потребностей – понять, какие задачи должна решать система. При анализе систем для учета рабочего времени следует отталкиваться от минимальных параметров (их может быть и больше), которые вы получите, ответив на вопросы: 
- Сколько сотрудников?  
- Есть ли удаленные работники?  
- Нужна ли интеграция с бухгалтерией?  
- Насколько важна максимальная защита от фрода и подлога информации?
- Насколько важна окупаемость инструмента?   

На втором этапе происходит выбор системы, желательно, после проведения живого теста внутри вашей компании. Это так называемый пилотный проект. Его можно провести в одном отделе/на одном объекте, далее собрать обратную связь со всех заинтересованных лиц, оценить плюсы и минусы, сравнить пилотируемые системы и с выбранным решением пойти в полное внедрение на все объемы компании. 

У каждого вендора учета по рабочему времени может быть свой процесс внедрения решения. Разберем этапы на примере решения Verme.

Шаг 1 - Предпроектное исследование
Оценка бизнес-процессов.
Согласование целевого бизнес-эффекта.
Шаг 2 - Предварительные настройки
Получение и заведение оргструктуры в систему.
Шаг 3 - Интеграция и настройки
Обмен данными между 1С и вендором по сотрудникам
и по плановым отсутствиям.
Шаг 4 - Обучение пользователей
Обучение директоров и сотрудников отдела кадров.
Подготовка инструкций для всех сотрудников, проведение обучений при необходимости.
Шаг 5 - Техническая поддержка
Сопровождение административного персонала и сотрудников по процессу отметок и отчетности.


Ошибки при внедрении 

❌ Отсутствие прозрачности для сотрудников. 
❌ Неправильный выбор системы (например, сложная программа для маленькой фирмы). 
❌ Отсутствие адаптации системы под процессы компании.

Для того, чтобы избежать ошибок, рекомендуется выбирать не коробочное решение. Такой формат предлагают большинство игроков рынка систем учета рабочего времени.

Решение Verme подразумевает полную адаптацию под бизнес-процессы клиента за счет наличия консалтинга и изучения на старте всех нюансов.


Кейсы внедрения

Внедрение учета рабочего времени в М.Видео

Задача: автоматизация процесса табелирования всех сотрудников склада, согласно штатному расписанию

Состав проекта:
Учет фактического рабочего времени с помощью устройства Vermenal.
Ручное планирование фиксированных графиков в системе Verme по заранее заданным правилам.

Результаты:

• Внедрен процесс планирования корректных графиков с учетом заданных правил планирования; при внесении ручных корректировок в случае появления несоответствия правилам система подсвечивает нарушения;
• Отчет по Биометрии показывает опоздания и ранние уходы сотрудников, отсутствие отметок, дает срез по дисциплине сотрудников;
• По данным о фактически отработанном времени автоматически формируется табель, который является основанием для выплаты заработной платы.

0,5% ФОТ - экономия от УРВ с Биометрией
Дисциплина на оптимальном для компании уровне (соотношение факта выходов к плану)


Оптимизация планирования и учета рабочего времени сотрудников на складах Асконы

Целевые бизнес-эффекты:

• Сокращение ФОТ до 5%
• Автоматизация контроля отработанного времени
• Снижение времени на формирование табеля с 2 до 1 дня
• Повышение уровня дисциплины

Результаты:

• 0,7% ФОТ - экономия от Биометрии
• Табели формируются за 1 день, отсутствие ошибок при интеграции
• Наличие аналитических данные по плану и факту рабочего времени
• В первый месяц после внедрения Биометрии зафиксировано 7% отклонения фактических часов от табеля

Первое в российском ритейле внедрение учета рабочего времени по ФЗ-572 (сегмент DIY)

Целевые бизнес-эффекты:

• Повышение дисциплины персонала без негатива со стороны сотрудников
• Оптимизация ФОТ
• Экономия часов административного персонала

Результаты:

• Получили согласия на биометрию у 99,81% сотрудников
• Экономия 119 070 часов*

*Формула расчета: Фактический эффект – «Часов План без учета регламента» - «Часов Факт без учета регламента». Часов план – Количество часов в графике, спланированном Verme. Часов факт – Сумма фактических часов из табеля

Чтобы начать сокращать ФОТ, оптимизировать процессы учета и контролировать дисциплину уже сейчас, оставьте заявку на бесплатный демо доступ системы учета рабочего времени Verme!