Для ритейлеров не секрет, что успех и прибыль в бизнесе во многом напрямую зависят от того, насколько верно установлено и поддерживается соотношение оплаты труда и общего товарооборота. Являясь весомой частью себестоимости готового продукта, затраты на ФОТ способны как подарить владельцу предприятия неоспоримые конкурентные преимущества на рынке, так и снизить маржинальность бизнеса. С целью минимизации затрат на оплату труда торговые сети идут на всевозможные меры, такие как сокращение штата, снижение уровня зарплат с одновременным увеличением круга обязанностей оставшихся сотрудников, довольствуясь при этом их низкой квалификацией. К чему это приводит говорить излишне. Итог труда низкоквалифицированного перегруженного ответственностью персонала одинаков – снижение эффективности рабочих процессов и, как следствие, падение уровня клиентского сервиса, потока покупателей и выручки. О том, как действительно грамотно подойти к вопросу сокращения ФОТ без необходимости увольнения сотрудников, не теряя при этом в качестве обслуживания, и на что обратить первоочередное внимание при росте бизнеса и кратном увеличении штата, расскажут эксперты, представители компании Verme, лидера отечественных WFM-систем для линейного персонала в ритейле.
1. Процесс табелирования
В компаниях численностью до 1000 человек вопрос учета рабочего времени редко вызывает особые сложности, оставаясь рутинным и трудоемким процессом разве что для кадровиков, которые даже не подозревают о возможности упростить процесс табелирования. Директора по персоналу, как правило, не видят полную картину реальных объемов работ кадровиков и поэтому не считают HR отраслью, имеющей потребность в автоматизации. Однако, как только ритейлер начинает масштабировать бизнес и привлекает дополнительный штат, проблема становится глобальной и выходит далеко за рамки отдела кадров. Возникает необходимость увеличения ФОТ, усиления отдела кадров и многого другого. Любой кадровик подтвердит, что период, когда необходимо рассчитывать зарплату, считается наиболее стрессовым в кадровом деле, во-первых, из-за того, что табелирование линейного персонала всей сети делается вручную в эксельках, а во-вторых, из-за непрозрачности процессов.
«Именно этот сектор и хочется автоматизировать компаниям, осознавшим негативный эффект ручных корректировок на весь бизнес. Из-за задержки подсчетов отодвигается и выплата, а это, в свою очередь, снижает лояльность сотрудников к компании. Так что табелирование – это первое, что необходимо автоматизировать ритейлеру в момент масштабирования, ведь в современных условиях развития бизнеса ведение табеля в эксельке и ручная загрузка данных в 1С - это долго, дорого и неудобно», - комментирует Менеджер по продукту Verme Мурад Гаджимурадов.
В России у всех торговых сетей IT-автоматизация находится на разном уровне, но процесс согласования и сбора данных остается примерно в одинаковом положении – на уровне ручных корректировок. В лучшем случае в компании есть фискальный табель в 1С и это, как правило, самое лучшее, что можно было бы сделать своими силами. И в случае увеличения штата растут затраты на содержание кадровиков и бухгалтеров, а также часы, а иногда и дни, которые те затрачивают на подсчеты рабочих смен, авансов и зарплат.
«Часто встречаемый в ритейле способ сбора данных у среднего размера компаний и крупных - сбор кадровиками из магазинов Excel таблиц со списком смен, отработанных сотрудниками за месяц. К примеру, чтобы со 160 магазинов и 8 000 сотрудников собрать всю инфу, требуется около 25 кадровиков. Автоматическое табелирование, на которое все чаще переходят торговые сети после масштабирования, помогает серьезно сокращать процедуру учета рабочего времени на 80%, занимая всего 2 часа в месяц и совсем немного внимания директора магазина», - поясняет эксперт от Verme Мурад Гаджимурадов. - Более того, автоматическое табелирование не просто помогает быстро передавать информацию от магазинов напрямую в 1С, а отдает готовые данные по фактически отработанным часам на основе верификации по лицевой биометрии по каждому сотруднику в рамках их плановых смен. Этот метод обеспечивает двукратное снижение расходов на кадровиков и на ФОТ линейных сотрудников за счет выявления опозданий, ранних уходов с рабочего места, которые работодатель больше не должен оплачивать».
2. Непрозрачность процессов торговой точки
Другой серьезной проблемой при масштабировании бизнеса является контроль реальной дисциплины сотрудников на торговых точках, которые, в силу расширения, могут находиться в слепой зоне для руководства. Как правило, предоставленные сами себе, рядовые сотрудники редко заботятся о точном соблюдении графика, позволяя себе либо приходить на работу позже, либо уходить раньше установленного срока, а то и вовсе не открывать магазин весь рабочий день. Конечно, все это влияет на итоговую выручку точки и на эффективность ее функционирования.
«В среднем, из-за, казалось бы, незначительных нарушений дисциплины сотрудниками торговые сети теряют 0,5-1,5% выручки от текущего ФОТа по году. В деньгах для среднего ритейла (от 3000 до 8000 сотрудников, табельных номеров) – эта цифра составляет от 24,13 млн рублей в год, для крупных игроков (от 8000 сотрудников/табельных номеров) - это более 64,8 млн рублей в год. Чтобы оценить масштаб возможных переплат в своем бизнес-рейсе, каждый читатель может прикинуть на свой фот в год и взять 1,5%. В нашем опыте есть доказанные кейсы сохранения бюджета клиента до 0,5 млрд рублей в год», - комментирует менеджер по продукту Verme Мурад Гаджимурадов.
Подобные потери довольно сложно увидеть сразу и еще сложнее предотвратить, не имея для этого реальных действенных инструментов контроля.
«Операционный директор, заметив, что затраты на продажи превышают минимально допустимое значение, как правило, начинает сокращать штат, урезать зарплаты, что на фоне слабой дисциплины не приносит нужного эффекта и приводит только к дополнительной демотивации сознательных и ответственных работников», - поясняет HRD Verme Александр Жуков.
Как правило, подобные нарушения с дисциплиной вскрываются либо с помощью видеокамер наблюдения, либо по данным охранных предприятий, которые ставят торговую точку на сигнализацию по звонку сотрудника позже начала рабочего дня. Очевидно, более 1000 сотрудников по всей торговой сети таким образом отследить крайне трудно, и уж тем более невозможно выявить это на этапе, когда негативный эффект еще не возымел свое действие на весь бизнес. Проблема становится видна только когда уже принято решение сократить ФОТ: компании признают масштаб проблемы и понимают, что у них нет способа решить этот вопрос.
«Но решение существует в виде мобильной биометрии, которую активно стали использовать самые крупные торговые сети по всей России. С помощью мобильного приложения сотрудник отмечается на точке путем селфи на своем телефоне, а программа верифицирует изображение, проверяя его на подлинность, и отправляет в систему точное местоположение сотрудника в момент процедуры верификации, как доказательство его нахождения на рабочем месте», - поясняет принцип действия мобильной биометрии Александр Жуков.
Подобное IT-решение исключает случаи любых форм обмана системы, а также передает данные о времени свершения отметки о присутствии на рабочем месте для автоматического начисления зарплаты.
«По статистике, отслеживаемой нами во время запуска проектов, опоздания, ранние уходы, отсутствие на рабочем месте (фрод) на старте проекта составляют порядка 5-15% по всем сотрудникам. На показатели влияют такие факторы, как удаленность магазинов от головного офиса, уровень контроля дисциплины сотрудников каждого директора магазина на своем месте, а также степень «смелости» самого персонала. Однако через 3 месяца после внедрения системы контроля дисциплина сотрудников по соблюдению графиков улучшается в 10 раз, с 5-15% до 0,5-1,5%, - поясняет эксперт от Verme Мурад Гаджимурадов.
Такие положительные трансформации обусловлены прозрачностью контроля сотрудников и отражением фактически отработанных часов на их зарплате. Сотрудник видит, что его опоздания и ранние уходы снижают его заработок и довольно быстро меняет свое отношение к дисциплине.
3. Сбор данных и верификация личности
Одной из существенных сложностей и самое первое, что интересует HRD, является табель расчета зарплаты. На основе его рассчитываются все показатели эффективности, то есть сколько составляет full time equivalent, сколько работников по восьмичасовой ставке работало в день или в месяц. Но несмотря на столь весомую значимость этого процесса, существует огромная проблема сбора этих фактических данных. Во-первых, HR технологии — сфера, которую ритейлеры исторически не стремились автоматизировать, не считая ее ядром бизнеса, в отличие от систем управления цепочками поставок, маркетинговой активностью, выкладкой, автозаказом и т.д., а во-вторых, большинство систем «чекина» предлагают только железо, не решая многочисленные задачи и проблемы HR.
Учитывая вышеупомянутые ситуации с прогулами и опозданиями, кадрам сложно рассчитать реальную картину рабочего дня сотрудника, ведь имеет значение и то, сколько раз он выходил на перекур, опоздал ли, как рано ушел.
Подавляющее большинство решений на рынке предлагает стандартные системы верификации «чек ин и чек аут», где в базу просто выгружаются все передвижения сотрудника в день (на перекур ит.д.). В результате получается длинный список его передвижений, которые в сумме сокращают реальный фактический рабочий день, но в таком виде подсчитать это невозможно. Проблема усугубляется невозможностью проверки достоверности самой личности, пользующейся пропуском. И при внедрении подобных решений вместо обещанной автоматизации расчета зарплат в итоговый табель компании на практике получают еще больший объем дополнительной ручной работы с огромным массивом данных.
«Порой ситуация может дойти до абсурда, на практике известны случаи, когда по одному паспорту работали сразу пять человек или как в истории с сотрудницей поваром, которая работала по пропуску уехавшего в другой регион парня. Мало того, это может повлечь за собой серьезные проблемы с законом из-за нарушения техники безопасности, класса доступа к объектам, но имеет место и личная ответственность персонала в случае совершения преступлений», - поясняет Александр Жуков.
В таких случаях помогает система учета рабочего времени на основе лицевой биометрии, которая работает как безотказный и надежный способ 100% верификации личности сотрудника с помощью изображения его лица, используя при этом специально разработанное ПО на основе нейронных сетей. На основе верифицированных отметок сотрудников на приход-уход, алгоритмы системы, применяя различные правила учета компании и спланированных смен, преобразовывают отметки сотрудников в фактически отработанное время - фактический или управленческий табель. Затем все преобразованные фактические часы в форме Т-13 передаются в ЗУП 1С, Босс-кадровик и прочие мастер-системы компании. Система разработана так, чтобы была возможность настраивать правила учета фактического времени гибко под задачи и процессы компании и при этом соответствовать ТК РФ.
Стоит сказать, что существуют различные вариации системы учета, которую применяют в зависимости от технической оснащенности, локации или количества сотрудников торговой точки клиента.
«Наряду со стационарными терминалами с инфракрасной камерой существуют и веб- камеры и даже камеры ПК, их выбор зависит от формата магазина ритейлера и его технических возможностей и бюджета», - поясняет Мурад Гаджимурадов»
В то время как стандартная система «чек ин» работает только при наличии электричества и интернет-соединения, а у директора магазина может быть свой интерес в вопросе комплектации штата, автономно работающая биометрия, позволяет достоверно, быстро и в режиме реального времени передавать все данные о нахождении сотрудника на рабочем месте в отдел кадров и автоматически формировать таким образом табель, который является самым важным вопросом в процессе учета рабочего времени персонала.
В столь высококонкурентном бизнесе, как ритейл, особенно при масштабировании, первое, чему стоит уделять пристальное внимание – это сокращение любых затрат, возникающих на базе халатности персонала, и автоматизация операций, забирающих львиную долю рабочего времени исполнителей, тем более, что уровень современных IT-разработок уже давно предлагает все необходимые инструменты для решения таких вопросов.
«Именно этот сектор и хочется автоматизировать компаниям, осознавшим негативный эффект ручных корректировок на весь бизнес. Из-за задержки подсчетов отодвигается и выплата, а это, в свою очередь, снижает лояльность сотрудников к компании. Так что табелирование – это первое, что необходимо автоматизировать ритейлеру в момент масштабирования, ведь в современных условиях развития бизнеса ведение табеля в эксельке и ручная загрузка данных в 1С - это долго, дорого и неудобно», - комментирует Менеджер по продукту Verme Мурад Гаджимурадов.
В России у всех торговых сетей IT-автоматизация находится на разном уровне, но процесс согласования и сбора данных остается примерно в одинаковом положении – на уровне ручных корректировок. В лучшем случае в компании есть фискальный табель в 1С и это, как правило, самое лучшее, что можно было бы сделать своими силами. И в случае увеличения штата растут затраты на содержание кадровиков и бухгалтеров, а также часы, а иногда и дни, которые те затрачивают на подсчеты рабочих смен, авансов и зарплат.
«Часто встречаемый в ритейле способ сбора данных у среднего размера компаний и крупных - сбор кадровиками из магазинов Excel таблиц со списком смен, отработанных сотрудниками за месяц. К примеру, чтобы со 160 магазинов и 8 000 сотрудников собрать всю инфу, требуется около 25 кадровиков. Автоматическое табелирование, на которое все чаще переходят торговые сети после масштабирования, помогает серьезно сокращать процедуру учета рабочего времени на 80%, занимая всего 2 часа в месяц и совсем немного внимания директора магазина», - поясняет эксперт от Verme Мурад Гаджимурадов. - Более того, автоматическое табелирование не просто помогает быстро передавать информацию от магазинов напрямую в 1С, а отдает готовые данные по фактически отработанным часам на основе верификации по лицевой биометрии по каждому сотруднику в рамках их плановых смен. Этот метод обеспечивает двукратное снижение расходов на кадровиков и на ФОТ линейных сотрудников за счет выявления опозданий, ранних уходов с рабочего места, которые работодатель больше не должен оплачивать».
2. Непрозрачность процессов торговой точки
Другой серьезной проблемой при масштабировании бизнеса является контроль реальной дисциплины сотрудников на торговых точках, которые, в силу расширения, могут находиться в слепой зоне для руководства. Как правило, предоставленные сами себе, рядовые сотрудники редко заботятся о точном соблюдении графика, позволяя себе либо приходить на работу позже, либо уходить раньше установленного срока, а то и вовсе не открывать магазин весь рабочий день. Конечно, все это влияет на итоговую выручку точки и на эффективность ее функционирования.
«В среднем, из-за, казалось бы, незначительных нарушений дисциплины сотрудниками торговые сети теряют 0,5-1,5% выручки от текущего ФОТа по году. В деньгах для среднего ритейла (от 3000 до 8000 сотрудников, табельных номеров) – эта цифра составляет от 24,13 млн рублей в год, для крупных игроков (от 8000 сотрудников/табельных номеров) - это более 64,8 млн рублей в год. Чтобы оценить масштаб возможных переплат в своем бизнес-рейсе, каждый читатель может прикинуть на свой фот в год и взять 1,5%. В нашем опыте есть доказанные кейсы сохранения бюджета клиента до 0,5 млрд рублей в год», - комментирует менеджер по продукту Verme Мурад Гаджимурадов.
Подобные потери довольно сложно увидеть сразу и еще сложнее предотвратить, не имея для этого реальных действенных инструментов контроля.
«Операционный директор, заметив, что затраты на продажи превышают минимально допустимое значение, как правило, начинает сокращать штат, урезать зарплаты, что на фоне слабой дисциплины не приносит нужного эффекта и приводит только к дополнительной демотивации сознательных и ответственных работников», - поясняет HRD Verme Александр Жуков.
Как правило, подобные нарушения с дисциплиной вскрываются либо с помощью видеокамер наблюдения, либо по данным охранных предприятий, которые ставят торговую точку на сигнализацию по звонку сотрудника позже начала рабочего дня. Очевидно, более 1000 сотрудников по всей торговой сети таким образом отследить крайне трудно, и уж тем более невозможно выявить это на этапе, когда негативный эффект еще не возымел свое действие на весь бизнес. Проблема становится видна только когда уже принято решение сократить ФОТ: компании признают масштаб проблемы и понимают, что у них нет способа решить этот вопрос.
«Но решение существует в виде мобильной биометрии, которую активно стали использовать самые крупные торговые сети по всей России. С помощью мобильного приложения сотрудник отмечается на точке путем селфи на своем телефоне, а программа верифицирует изображение, проверяя его на подлинность, и отправляет в систему точное местоположение сотрудника в момент процедуры верификации, как доказательство его нахождения на рабочем месте», - поясняет принцип действия мобильной биометрии Александр Жуков.
Подобное IT-решение исключает случаи любых форм обмана системы, а также передает данные о времени свершения отметки о присутствии на рабочем месте для автоматического начисления зарплаты.
«По статистике, отслеживаемой нами во время запуска проектов, опоздания, ранние уходы, отсутствие на рабочем месте (фрод) на старте проекта составляют порядка 5-15% по всем сотрудникам. На показатели влияют такие факторы, как удаленность магазинов от головного офиса, уровень контроля дисциплины сотрудников каждого директора магазина на своем месте, а также степень «смелости» самого персонала. Однако через 3 месяца после внедрения системы контроля дисциплина сотрудников по соблюдению графиков улучшается в 10 раз, с 5-15% до 0,5-1,5%, - поясняет эксперт от Verme Мурад Гаджимурадов.
Такие положительные трансформации обусловлены прозрачностью контроля сотрудников и отражением фактически отработанных часов на их зарплате. Сотрудник видит, что его опоздания и ранние уходы снижают его заработок и довольно быстро меняет свое отношение к дисциплине.
3. Сбор данных и верификация личности
Одной из существенных сложностей и самое первое, что интересует HRD, является табель расчета зарплаты. На основе его рассчитываются все показатели эффективности, то есть сколько составляет full time equivalent, сколько работников по восьмичасовой ставке работало в день или в месяц. Но несмотря на столь весомую значимость этого процесса, существует огромная проблема сбора этих фактических данных. Во-первых, HR технологии — сфера, которую ритейлеры исторически не стремились автоматизировать, не считая ее ядром бизнеса, в отличие от систем управления цепочками поставок, маркетинговой активностью, выкладкой, автозаказом и т.д., а во-вторых, большинство систем «чекина» предлагают только железо, не решая многочисленные задачи и проблемы HR.
Учитывая вышеупомянутые ситуации с прогулами и опозданиями, кадрам сложно рассчитать реальную картину рабочего дня сотрудника, ведь имеет значение и то, сколько раз он выходил на перекур, опоздал ли, как рано ушел.
Подавляющее большинство решений на рынке предлагает стандартные системы верификации «чек ин и чек аут», где в базу просто выгружаются все передвижения сотрудника в день (на перекур ит.д.). В результате получается длинный список его передвижений, которые в сумме сокращают реальный фактический рабочий день, но в таком виде подсчитать это невозможно. Проблема усугубляется невозможностью проверки достоверности самой личности, пользующейся пропуском. И при внедрении подобных решений вместо обещанной автоматизации расчета зарплат в итоговый табель компании на практике получают еще больший объем дополнительной ручной работы с огромным массивом данных.
«Порой ситуация может дойти до абсурда, на практике известны случаи, когда по одному паспорту работали сразу пять человек или как в истории с сотрудницей поваром, которая работала по пропуску уехавшего в другой регион парня. Мало того, это может повлечь за собой серьезные проблемы с законом из-за нарушения техники безопасности, класса доступа к объектам, но имеет место и личная ответственность персонала в случае совершения преступлений», - поясняет Александр Жуков.
В таких случаях помогает система учета рабочего времени на основе лицевой биометрии, которая работает как безотказный и надежный способ 100% верификации личности сотрудника с помощью изображения его лица, используя при этом специально разработанное ПО на основе нейронных сетей. На основе верифицированных отметок сотрудников на приход-уход, алгоритмы системы, применяя различные правила учета компании и спланированных смен, преобразовывают отметки сотрудников в фактически отработанное время - фактический или управленческий табель. Затем все преобразованные фактические часы в форме Т-13 передаются в ЗУП 1С, Босс-кадровик и прочие мастер-системы компании. Система разработана так, чтобы была возможность настраивать правила учета фактического времени гибко под задачи и процессы компании и при этом соответствовать ТК РФ.
Стоит сказать, что существуют различные вариации системы учета, которую применяют в зависимости от технической оснащенности, локации или количества сотрудников торговой точки клиента.
«Наряду со стационарными терминалами с инфракрасной камерой существуют и веб- камеры и даже камеры ПК, их выбор зависит от формата магазина ритейлера и его технических возможностей и бюджета», - поясняет Мурад Гаджимурадов»
В то время как стандартная система «чек ин» работает только при наличии электричества и интернет-соединения, а у директора магазина может быть свой интерес в вопросе комплектации штата, автономно работающая биометрия, позволяет достоверно, быстро и в режиме реального времени передавать все данные о нахождении сотрудника на рабочем месте в отдел кадров и автоматически формировать таким образом табель, который является самым важным вопросом в процессе учета рабочего времени персонала.
В столь высококонкурентном бизнесе, как ритейл, особенно при масштабировании, первое, чему стоит уделять пристальное внимание – это сокращение любых затрат, возникающих на базе халатности персонала, и автоматизация операций, забирающих львиную долю рабочего времени исполнителей, тем более, что уровень современных IT-разработок уже давно предлагает все необходимые инструменты для решения таких вопросов.