Самый осознанный игрок рынка
WFM-решения, или системы планирования и учета рабочего времени линейного персонала, изначально пришли к нам с Запада. Однако, учитывая особенности трудового законодательства и ведения бизнеса в России, они здесь не прижились, но начали формироваться отечественные решения. Одним из лидеров отрасли и первым, кто разработал и предложил WFM для российского бизнеса, была компания Verme, которая на сегодня единственная предлагает полностью комплексное решение для управления линейным персоналом от учета, планирования и контроля до привлечения и вывода на смену. Первыми клиентами компании стали ритейлеры, поскольку как низкомаржинальный бизнес, они вынуждены более тщательно заниматься всеми процессами, и поэтому вопросы эффективности персонала и WFM получают наибольшее внимание именно со стороны владельцев розничных сетей. За семь лет истории WFM в России ритейлеры прошли путь от позиции «можно попробовать» до «крайне необходимо». Сегодня более 90% компаний отрасли четко осознают важность WFM-решений для своего бизнеса.
Кому WFM
«В других сферах, очевидно, есть схожие потребности, но понимания проблематики намного меньше, чем в ритейле. К примеру, складская логистика или сегмент производства также остро нуждаются в планировании. Однако из-за меньшей готовности к изменениям, сборка решения для них, а также организационные изменения, необходимые для внедрения WFM-решений, на порядок сложнее, чем в ритейле. Наша задача — объективно показать клиентам текущую ситуацию работы персонала, помочь им увидеть неэффективность существующих процессов планирования графиков, отданных на откуп управляющим в магазинах, проблему неэффективного управления часами, неэффективный контроль дисциплины, а также проблемы организации работы с внешним персоналом. Обладая полной картиной возможных ошибок в планировании, мы помогаем нашим клиентам оценить и подсчитать объем ежедневных потерь и окончательно это исправить», — поясняет глава компании Verme Дмитрий Шеходанов.
Аптечные сети, работающие по консультационной модели продаж, так же, как и премиум фэшн-ритейл сильно зависят от уровня обслуживания. При высокой конкуренции в этой сфере наличие очередей и высокая загрузка точки, во-первых, снижают конверсию, а во-вторых, сокращают время обслуживания посетителя, сводя на нет возможности качество и количество апсейлов и кросс-продаж, что для аптеки всегда являлось серьезной строкой выручки.
«Научившись грамотно планировать дефицитный персонал, которым в силу особой квалификации являются фармацевты, можно получить больше выгод от WFM-решения, что наши клиенты из этой сферы уже успели для себя отметить», — добавил Дмитрий Шеходанов.
Борьба за персонал, или Умное планирование
Несмотря на ценность персонала, сети не стремятся на 100% заполнить штат, ведь, как правило, при таком формате всегда придется переплачивать за простой. За оптимальный уровень комплектности штата в ритейле принято сегодня считать 90%, недостающие кадры пополняются их числа самозанятых, аутсорсинга или за счет подработок для своих же сотрудников (внутреннее совмещение). Однако за последние два года уровень комплектности у доли компаний падал ниже 80%, что существенно влияет на сервис, NPS покупателей и, в итоге, на выручку магазина. Именно в ритейле сложнее всего прогнозировать потребность в персонале и строить графики, ведь картина всегда разная. Здесь особую роль играет фактор сезонности, когда летом люди уезжают за город, а у клиентов есть разные периоды покупательской активности. Недавняя пандемия и политические решения, повлиявшие на количество трудовых мигрантов в стране, также рисуют не очень радужную картину ситуации с персоналом в отрасли.
«С комплектностью в ритейле сейчас большие трудности, там не только не хватает людей, но и умения правильно их планировать, – подтверждает слова Дмитрия Шеходанова коммерческий директор Verme Михаил Дыма. – В аптеках фармацевты из-за особой квалификации настолько ценные кадры, что за них идет настоящая драка, и сети переманивают специалистов друг у друга».
Однако, как отмечают в Verme, бесполезно решать этот вопрос с помощью повышения оплаты труда, так как все сети выравнивают зарплаты по рынку параллельно с учетом инфляции и собственных возможностей, и гонка может идти по кругу. Гораздо эффективнее, используя Подменные фонды, как источник привлечения внутреннего персонала на смены внутри сети, удерживать сотрудников, предлагая им дополнительно оплачиваемые смены. Ведь гораздо лучше, если наиболее компетентные собственные кадры найдут подработку внутри сети, чем уйдут в другие сети за дополнительным заработком.
«При необходимости добрать сотрудников со стороны мы предлагаем платформу Моя смена (16+), позволяющую быстро разместить заявку на смену среди неограниченного количества кандидатов, которым удобно и выгодно взять подработку в свободное от основной работы время вне своей сети», — добавляет глава компании.
Повышение зарплат – не решение проблем
Хотя ежегодная инфляция и борьба за кадры приводят к повышению зарплат, по словам самих ритейлеров, подобные меры служат лишь инструментом удержания персонала, едва ли помогая увеличить выручку, и скорее приводят к экономически необоснованному росту ФОТ в товарообороте, который и так является одной из первых операционных статей затрат у ритейла, сопоставимый по размерам с арендными платежами. Вместо этого сетям необходимо работать над повышением производительности. Для этих целей и существуют WFM-системы, которые рассчитывают и прогнозируют потребность в персонале соответственно объему работ, планируют оптимальные графики, соблюдая баланс интересов компании и сотрудников, а также с помощью Face ID (16+) обеспечивают контроль исполнения графиков и учет рабочего времени.
«Один из наших клиентов завоевал рынок благодаря средствам, сэкономленным с помощью повышения эффективности всех процессов по управлению персоналом по системе Verme», – пояснил Дмитрий Шеходанов. — Высвобожденные средства он отправлял в счет стоимости товаров, что снижало их себестоимость и в результате дало игроку высокое конкурентное преимущество на рынке».
Фейс-контроль для персонала
Другой пример с непрозрачным планированием персонала демонстрирует, как некачественный контроль графиков влияет на уровень управления. Для повышения производительности клиент вложил немалые средства на привлечение нового персонала, но желаемого эффекта это не давало. Причем новые сотрудники никогда надолго не задерживались, а основной состав оставался на месте.
«При детальном изучении ситуации мы выяснили, что так называемая «местная мафия» из числа стареньких сотрудников забирала все смены себе, оставляя новичков ни с чем. В результате первые ради заработка работали на износ, что, очевидно, исключало желаемое повышение производительности, а вторые уходили из-за искусственно созданной невостребованности. Так как компания до сих пор планировала графики в Excel (12+), было невозможно увидеть реальную картину и причины неэффективности. Автоматизировав и сделав прозрачным процесс составления и контроля графиков, мы помогли клиенту решить вопрос с пропорциональным выводом на смену новичков и ограничили доступное количество часов в месяц для каждого сотрудника. Успешное увеличение штата и стало точкой масштабирования сети», — пояснил Дмитрий Шеходанов.
Однако не только неконтролируемые переработки приводят к снижению уровня сервиса, но и дисциплина персонала. Часто в маленьких точках сотрудники, опаздывая, вовремя не открывают магазин, что также приводит к падению продаж. Подобные проблемы в Verme предлагают решать с помощью Face ID биометрии. Разработанный компанией инструмент контроля рабочего времени благодаря автоматической системе распознавания лиц позволяет четко фиксировать присутствие работника на месте и избежать фрода, то есть подмены данных и договоренностей между сотрудниками одного магазина, что, как правило, используется недобросовестными сотрудниками в попытках обойти систему.
Сэкономить на WFM обойдется дорого
Понимая необходимость контроля и планирования персонала, бизнес ради экономии часто пытается создать подобные решения самостоятельно с помощью штата компании и внутренней экспертизы. Однако, как показывает практика, итоги таких творческих инициатив неутешительны. Ведь чтобы собрать подобное решение нужны немалые затраты на штат, но даже после этого у таких специалистов нет той широкой экспертизы и разработок, которые есть у профильной компании, аккумулирующей большие данные со всего рынка. По словам одного из клиентов Verme, сравнивших ее предложение со своими разработками, оказалось, что при несопоставимо высоких затратах им удалось достичь только 30% от того, что Verme готова предложить им прямо сейчас, не говоря о том, что средства для ежегодной поддержки нужно вкладывать постоянно. Имея действительно огромный штат и занимаясь непосредственно вопросами планирования, профильные компании развивают решения под потребности всего рынка, которое могут применять все компании, что, неизмеримо дешевле и намного многофункциональнее авторских WFM-разработок внутри отдельных непрофильных компаний.
«Любая компания рано или поздно приходит к необходимости обращения за помощью к консалтингу. Практика показывает, что создать и применить более эффективное и экономичное решение в рамках непрофильной организации просто невозможно, – добавляет коммерческий директор Verme Михаил Дыма. — После внедрения также необходимо продолжать контролировать и ежегодно поддерживать показатели, не только отвечая на вопросы в отделе поддержки, а в более широком смысле, управляя изменениями на протяжении всей жизни компании. Клиенты меняются, появляются новые процессы, и профессиональная система поддерживает эти изменения для правильного планирования».
Все и сразу бывает, но не со всеми
В связи с изменением логистических цепочек в этом году у многих клиентов, реализующих импортный товар, возникли сложности с поставкой, изменились сроки, а логистика стала дороже. Так как мир продолжает ускоряться, клиенты так же все больше смотрят на решения, дающие быстрый бизнес-результат. Казалось бы, все и сразу не бывает, но это утверждение справедливо только если не идет речь о профессионалах.
«Если хотите получить быстрый, максимально эффективный результат, ищите профессионалов и будьте готовы на соответствующие организационные изменения в компании, – поясняет глава Verme Дмитрий Шеходанов. – Во время переговоров с клиентами мы часто слышим, что решения с внедрением в срок от 6 месяцев они не рассматривают. И это правильный подход, мы постоянно оптимизируем наши процессы внедрения и показываем результат уже в течение первых 4 месяцев».
Verme не раз уже доказала свою эффективность на примере крупных международных ритейлеров.
«Многие из наших клиентов с удовольствием и готовностью делятся с нашими новыми партнерами опытом успешной интеграции продуктов Verme и охотно выступают с нами на форумах, рассказывая о достижениях и изменениях внутри своих компаний, которые они получили благодаря нашим решениям, — комментирует коммерческий директор Verme Михаил Дыма. — Все наши проекты дают ощутимый бизнес-эффект в заявленные сроки. К примеру:
- сеть гипермаркетов для дома и дачи OBI за счет эффективного перераспределения ФОТ для обеспечения консультационных продаж с помощью решения Verme повысили продажи на 3,3%.
- сеть гипермаркетов Гипер Глобус повысила производительность на кассе на 9 %.
- в торговой сети бытовой техники М.Видео после внедрения WFM от Verme зафиксировали повышение эффективности на 10%».
Чего ждать от линейного персонала
Способность и необходимость управлять разными источниками персонала будут только расти. Тенденция идет к тому, что штат линейного персонала компании будет состоять на 80% из постоянных сотрудников и на 20% из временных, незначительно изменяясь в зависимости от сезонности. В горизонте 10 лет это соотношение окажется 60% на 40%. Однако и здесь есть свои нюансы, ведь мало иметь в наличии работников, гораздо важнее уметь ими грамотно управлять. Абсолютно все клиенты Verme, которые раньше по разным причинам не были готовы контролировать точный выход сотрудников на смену, теперь обращают на это первостепенное внимание.
Используя сразу несколько инструментов планирования персонала, компания получает наибольший бизнес-эффект. Verme решает эти вопросы с помощью Подменных фондов для внутреннего персонала, а также с помощью платформы для привлечения самозанятых Моя смена. Сочетая в одном графике временных и постоянных сотрудников, сети имеют возможность уравновешивать и распределять рабочую силу исходя из максимальной выгоды для себя и удобства для сотрудников.
В условиях кадрового дефицита сети также начинают осознавать значимость заботы о персонале, как одного из факторов ESG-повестки. При одинаковом уровне зарплат работодатели стремятся создавать все более комфортные условия труда, выстраивать более гармоничные отношения между подчиненными и менеджментом. Те, кто соблюдает эти принципы, не имеют проблем ни с персоналом, ни с планированием, ни с клиентами. Понимая и разделяя эти принципы, Verme ставит своей ключевой задачей создание условий для баланса между интересами работодателя и работника, грамотно сочетая точные алгоритмы расчетов и колоссальный опыт успешно внедренных решений.