Менеджер свяжется с вами, чтобы согласовать удобное время для проведения демо, и ответит на все ваши вопросы
Оставьте заявку на демо
Оставьте контакты, в ближайшее время мы с вами свяжемся
Служба поддержки
Расчет штатной численности работников: что значит, формула и пример
Расчет штатной численности работников: что значит, формула и пример
25 сентября 2026
Содержание статьи
1. Что такое штатная численность и зачем ее рассчитывать
2. Методики расчета
2.1. Расчет по трудоемкости задач
2.2. Расчет по нормативам
2.3. Расчет по нормам обслуживания
2.4. Расчет по нормам выработки
3. Формула расчета штатной численности на основе норм времени
3.1. Пошаговый алгоритм расчета
4. Пример расчета штатной численности бухгалтера
5. Что учесть при расчете: коэффициент невыходов и реальная загрузка
1. Что такое штатная численность и зачем ее рассчитывать
2. Методики расчета
2.1. Расчет по трудоемкости задач
2.2. Расчет по нормативам
2.3. Расчет по нормам обслуживания
2.4. Расчет по нормам выработки
3. Формула расчета штатной численности на основе норм времени
3.1. Пошаговый алгоритм расчета
4. Пример расчета штатной численности бухгалтера
5. Что учесть при расчете: коэффициент невыходов и реальная загрузка
Вопрос о том, что значит расчет штатной численности работников и как его правильно произвести, становится особенно актуальным для любой организации, планирующей бюджет, найм или оптимизацию. Штатная численность — это не просто цифра в отчете, а основа для формирования фонда оплаты труда, составления штатного расписания и определения реальной потребности в кадрах.
В этой статье мы подробно разберем методики расчета, формулы и практические примеры, которые помогут избежать ошибок и перегрузки сотрудников.
В этой статье мы подробно разберем методики расчета, формулы и практические примеры, которые помогут избежать ошибок и перегрузки сотрудников.
Что такое штатная численность и зачем ее рассчитывать
Штатная численность представляет собой нормативное количество работников, которое требуется для обеспечения бесперебойного функционирования предприятия или его структурного подразделения. Это не фактическое присутствие сотрудников на рабочих местах в конкретный день, а расчетный показатель, на котором базируются внутренние процессы: формирование бюджетов, расчет заработных плат и распределение рабочей нагрузки.
Определять штатную численность необходимо по ряду причин. Прежде всего, это защищает коллектив от чрезмерной загрузки: игнорирование реальных объемов работы приводит к тому, что нагрузка на сотрудников выходит из-под контроля, провоцируя профессиональное выгорание и рост ошибок. Кроме того, грамотный расчет дает возможность планировать расходы и предотвращать неоправданные затраты на подбор персонала и оплату труда. Наконец, без корректных данных о штатной численности невозможно надлежащим образом составить штатное расписание — основной документ, определяющий структуру и численный состав организации.
Определять штатную численность необходимо по ряду причин. Прежде всего, это защищает коллектив от чрезмерной загрузки: игнорирование реальных объемов работы приводит к тому, что нагрузка на сотрудников выходит из-под контроля, провоцируя профессиональное выгорание и рост ошибок. Кроме того, грамотный расчет дает возможность планировать расходы и предотвращать неоправданные затраты на подбор персонала и оплату труда. Наконец, без корректных данных о штатной численности невозможно надлежащим образом составить штатное расписание — основной документ, определяющий структуру и численный состав организации.
Методики расчета
Существует несколько подходов к расчету штатной численности. Выбор конкретного метода зависит от специфики деятельности, наличия нормативов и целей расчета. Рассмотрим основные методики.
Расчет по трудоемкости задач
Этот метод подходит для организаций, где можно измерить время, затрачиваемое на выполнение конкретных операций. Сначала описываются ключевые процессы — что именно должен делать сотрудник. Затем фиксируется, сколько времени уходит на каждую задачу. Это может быть час, полдня, неделя.
Например, рекрутер закрывает одну вакансию в среднем за 90 часов. План по найму для всей команды подбора — 6 сотрудников в месяц. Общий объем работы: 90 часов × 6 вакансий = 540 часов. Норма на одного рекрутера — 160 часов (средняя норма рабочего времени в месяц). Расчет: 540 часов / 160 часов = 3,375. Округляем до 4 рекрутеров.
Такой расчет отражает реальную загрузку, но требует времени и анализа бизнес-процессов.
Например, рекрутер закрывает одну вакансию в среднем за 90 часов. План по найму для всей команды подбора — 6 сотрудников в месяц. Общий объем работы: 90 часов × 6 вакансий = 540 часов. Норма на одного рекрутера — 160 часов (средняя норма рабочего времени в месяц). Расчет: 540 часов / 160 часов = 3,375. Округляем до 4 рекрутеров.
Такой расчет отражает реальную загрузку, но требует времени и анализа бизнес-процессов.
Расчет по нормативам
Подходит отраслям с устоявшимися стандартами — логистике, клинингу, производству. Например, один оператор колл-центра в среднем обрабатывает 90 звонков в день. Если в день поступает 900 звонков, базовая численность: 900 / 90 = 10 операторов. Но в реальности звонки поступают неравномерно — есть часы пик. Чтобы учесть это, добавляют коэффициент пиковых нагрузок, обычно от 1,1 до 1,3. При коэффициенте 1,2 получаем: 10 × 1,2 = 12 операторов.
Законодательство содержит ряд нормативных актов, определяющих подходы к расчету штатной численности работников. В большинстве случаев они носят рекомендательный характер. В частности, соответствующие рекомендации разработаны для бюджетных организаций. В них установлены нормы труда, на основании которых можно определить необходимое количество сотрудников для выполнения конкретных трудовых функций.
Законодательство содержит ряд нормативных актов, определяющих подходы к расчету штатной численности работников. В большинстве случаев они носят рекомендательный характер. В частности, соответствующие рекомендации разработаны для бюджетных организаций. В них установлены нормы труда, на основании которых можно определить необходимое количество сотрудников для выполнения конкретных трудовых функций.
Расчет по нормам обслуживания
Данный метод применяется в сферах, где сотрудники закреплены за определенными объектами: охрана, уборка помещений, техническое сопровождение оборудования, клиентский сервис и другие направления, требующие постоянного присутствия или обслуживания по установленному графику.
Формула: Нормативная численность = Количество объектов обслуживания / Норма обслуживания на одного работника.
Формула: Нормативная численность = Количество объектов обслуживания / Норма обслуживания на одного работника.
Расчет по нормам выработки
Этот способ подходит для деятельности с повторяющимися операциями, где результат можно выразить в измеримых единицах — продукции, документах, заявках или обработанных заказах.
Формула: Нормативная численность = Плановый объем работ за период / Норма выработки одного работника за тот же период.
Формула: Нормативная численность = Плановый объем работ за период / Норма выработки одного работника за тот же период.
Формула расчета штатной численности на основе норм времени
Наиболее универсальный метод, который подходит для бухгалтерии, службы обработки заказов, архива, склада, документооборота и других работ, где можно определить среднее время выполнения задачи.
Базовая формула, рекомендованная Минтрудом, выглядит следующим образом:
Штатная численность рассчитывается как отношение общих годовых трудозатрат к нормативному фонду рабочего времени одного сотрудника с учетом коэффициента, отражающего планируемые невыходы:
Штатная численность = (Общие затраты на выполнение работ за год, ч) / (Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, ч) × Коэффициент планируемых невыходов.
Для предварительного расчета нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника можно условно принять за 2000 часов в год. Однако для более точного результата его следует определять по производственному календарю соответствующего года. При этом из фонда необходимо исключить время оплачиваемого отпуска и периоды сокращенного рабочего времени.
Коэффициент планируемых невыходов (Кн) определяется по формуле:
Кн = 1 + Вр / (Фсум × Чср),
где Вр — общее количество часов, не отработанных сотрудниками из-за невыходов за расчетный период; Фсум — нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за этот период; Чср — среднесписочная численность работников.
Общие годовые затраты рабочего времени (То) определяются путем суммирования трудозатрат по всем видам выполняемых работ:
То = Тр × Кр,
где Тр — затраты времени на выполнение соответствующего вида работ; Кр — коэффициент, учитывающий трудозатраты на разовые и другие работы, которые не включены в установленные нормативы.
Затраты времени по конкретному виду работ рассчитываются по формуле:
Тр = Нв × Оi,
где Нв — типовая норма времени на выполнение работы i-го вида; Оi — годовой объем работ соответствующего вида.
Базовая формула, рекомендованная Минтрудом, выглядит следующим образом:
Штатная численность рассчитывается как отношение общих годовых трудозатрат к нормативному фонду рабочего времени одного сотрудника с учетом коэффициента, отражающего планируемые невыходы:
Штатная численность = (Общие затраты на выполнение работ за год, ч) / (Нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, ч) × Коэффициент планируемых невыходов.
Для предварительного расчета нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника можно условно принять за 2000 часов в год. Однако для более точного результата его следует определять по производственному календарю соответствующего года. При этом из фонда необходимо исключить время оплачиваемого отпуска и периоды сокращенного рабочего времени.
Коэффициент планируемых невыходов (Кн) определяется по формуле:
Кн = 1 + Вр / (Фсум × Чср),
где Вр — общее количество часов, не отработанных сотрудниками из-за невыходов за расчетный период; Фсум — нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за этот период; Чср — среднесписочная численность работников.
Общие годовые затраты рабочего времени (То) определяются путем суммирования трудозатрат по всем видам выполняемых работ:
То = Тр × Кр,
где Тр — затраты времени на выполнение соответствующего вида работ; Кр — коэффициент, учитывающий трудозатраты на разовые и другие работы, которые не включены в установленные нормативы.
Затраты времени по конкретному виду работ рассчитываются по формуле:
Тр = Нв × Оi,
где Нв — типовая норма времени на выполнение работы i-го вида; Оi — годовой объем работ соответствующего вида.
Пошаговый алгоритм расчета
Для получения обоснованного результата следует придерживаться определенной последовательности действий:
- Сформулируйте цель расчета — утверждение штатного расписания, введение новой должности, обоснование нехватки сотрудников или пересмотр действующих норм труда.
- Опишите выполняемые работы — разбейте деятельность подразделения на отдельные операции, указав для каждой содержание, ожидаемый результат, периодичность и ответственного исполнителя.
- Вычислите трудоемкость — перемножьте количество операций на норму времени. При отсутствии норм времени проведите хронометраж, воспользуйтесь отраслевыми нормативами или примените экспертную оценку.
- Определите фонд рабочего времени — рассчитайте полезный годовой фонд рабочего времени одного сотрудника.
- Выполните расчет нормативной численности по одной из формул, выбрав ее в зависимости от вида применяемых норм труда.
- Учтите коэффициент невыходов — примите во внимание отпуска, больничные, обучение и прочие плановые отсутствия.
- Округлите полученный результат — численность округляется до целого числа в сторону увеличения.
Пример расчета штатной численности бухгалтера
Рассмотрим практический пример. В бюджетном учреждении со среднесписочной численностью 55 человек необходимо рассчитать численность бухгалтера. Используются нормативы Минтруда от 26.09.1995 № 56.
Исходные данные:
Такой подход позволяет не только обосновать необходимость ставки, но и доказать, что существующая нагрузка соответствует одной штатной единице.
Исходные данные:
- Общая трудоемкость работ (То) = 1776,51 чел./час.
- Плановый фонд рабочего времени (Фп) = 1814 часов (с учетом отпуска).
- Коэффициент невыходов (Кн) = 1,0048.
Такой подход позволяет не только обосновать необходимость ставки, но и доказать, что существующая нагрузка соответствует одной штатной единице.
Что учесть при расчете: коэффициент невыходов и реальная загрузка
Одна из распространенных ошибок — игнорирование плановых невыходов. Сотрудники уходят в отпуска, болеют, проходят обучение и ездят в командировки. Если не учитывать это в расчете, штатная численность окажется заниженной, и оставшиеся работники будут перегружены.
Коэффициент невыходов обычно составляет 10–15% к расчетной численности. Его можно определить по данным бухгалтерского учета: суммарное время невыходов делится на нормативный фонд рабочего времени и среднесписочную численность.
Также стоит помнить, что если сотрудники регулярно остаются после смены, это не всегда доказывает нехватку штата. Сначала проверьте учет рабочего времени, причины задержек, распределение задач и ограничения по сверхурочной работе.
Расчет штатной численности персонала — это не формальность, а инструмент управления эффективностью. Правильно рассчитанная численность позволяет обосновать бюджет, избежать перегрузки сотрудников и корректно оформить штатное расписание.
Коэффициент невыходов обычно составляет 10–15% к расчетной численности. Его можно определить по данным бухгалтерского учета: суммарное время невыходов делится на нормативный фонд рабочего времени и среднесписочную численность.
Также стоит помнить, что если сотрудники регулярно остаются после смены, это не всегда доказывает нехватку штата. Сначала проверьте учет рабочего времени, причины задержек, распределение задач и ограничения по сверхурочной работе.
Расчет штатной численности персонала — это не формальность, а инструмент управления эффективностью. Правильно рассчитанная численность позволяет обосновать бюджет, избежать перегрузки сотрудников и корректно оформить штатное расписание.