Укомплектованность штата персоналом: что это такое, правильный расчет
31 июля 2025
Укомплектованность штата отражает степень соответствия фактического количества кадров утвержденному штатному расписанию, необходимому для эффективной работы компании. В современных условиях динамичного рынка труда регулярный расчет и мониторинг уровня укомплектованности персоналом становится важной практикой для поддержания операционной эффективности бизнеса.
Например, в сфере розничной торговли в предпраздничный период недостаток продавцов может привести к упущенной выгоде, а в медицинских учреждениях нехватка персонала напрямую влияет на качество оказания услуг. Именно поэтому понимание методик расчета и управления укомплектованностью становится важным для руководителей и HR-специалистов.
Например, в сфере розничной торговли в предпраздничный период недостаток продавцов может привести к упущенной выгоде, а в медицинских учреждениях нехватка персонала напрямую влияет на качество оказания услуг. Именно поэтому понимание методик расчета и управления укомплектованностью становится важным для руководителей и HR-специалистов.
Что такое укомплектованность штата кадрами
Укомплектованность или комплектность персонала - это соотношение фактически занятых должностей к общему количеству штатных единиц, утвержденных в организационной структуре предприятия. Данный параметр выражается в процентном соотношении и позволяет оценить, насколько полно укомплектован штат сотрудников в конкретный момент времени.
Важно отличать укомплектованность от смежных понятий кадрового учета. В частности, обеспеченность кадрами учитывает не просто формальное соответствие штатному расписанию, но и соответствие реальной потребности бизнеса в трудовых ресурсах. Например, образовательное учреждение может быть полностью укомплектовано по штатному расписанию, но испытывать дефицит преподавателей из-за увеличения количества учащихся.
Но в последнее время эти показатели схлопываются и комплектность считают за соответствие фактически занятых сотрудников реальной потребности бизнеса.
Мы в статье в дальнейшем будем раскрывать показатель через эту призму.
Важно отличать укомплектованность от смежных понятий кадрового учета. В частности, обеспеченность кадрами учитывает не просто формальное соответствие штатному расписанию, но и соответствие реальной потребности бизнеса в трудовых ресурсах. Например, образовательное учреждение может быть полностью укомплектовано по штатному расписанию, но испытывать дефицит преподавателей из-за увеличения количества учащихся.
Но в последнее время эти показатели схлопываются и комплектность считают за соответствие фактически занятых сотрудников реальной потребности бизнеса.
Мы в статье в дальнейшем будем раскрывать показатель через эту призму.
Рис 1. Потребность в персонале
Значение показателя комплектности для бизнеса
Анализ уровня укомплектованности выполняет несколько важных функций в рамках HR-задач компании. Во-первых, это индикатор кадровой стабильности компании. Низкие значения показателя сигнализируют о проблемах в системе подбора и адаптации персонала. Во-вторых, комплектность напрямую влияет на операционную эффективность – недостаток сотрудников неизбежно приводит к перераспределению нагрузки и снижению качества выполнения рабочих задач, а иногда – к снижению производительности труда.
В долгосрочной перспективе мониторинг укомплектованности оптимизирует кадровое планирование: прогнозировать сезонные колебания потребности в персонале и своевременно корректировать стратегию найма. Особенно это актуально для предприятий с ярко выраженной цикличностью бизнес-процессов.
Методика расчета укомплектованности
Базовая формула и ее составляющие
Расчет коэффициента укомплектованности осуществляется по формуле:
Укомплектованность (%) = (Фактическая численность персонала / Количество штатных единиц) × 100
Для корректного применения этой формулы в расчет принимаются только официально оформленные сотрудники, работающие на постоянной основе. Временный персонал и совместители обычно учитываются отдельно. Но с учетом общего дефицита кадров рекомендуется считать дубль этого показателя с учетом внештатных сотрудников, которые могут быть привлечены к работе. Это позволит увидеть более объективную картину.
На практике расчет часто усложняется необходимостью учета различных форм занятости. Например, сотрудники, работающие на 0,5 ставки, должны учитываться соответствующим образом. В таких случаях применяются методы пересчета в условные единицы, что позволяет получить более точную картину укомплектованности.
Практические примеры расчета
Рассмотрим конкретный пример из сферы здравоохранения. В поликлинике утверждено штатное расписание на 120 медицинских работников, включая врачей, медсестер и младший медицинский персонал. На момент проведения анализа фактически работает 105 сотрудников. Применяя базовую формулу, получаем:
(105 / 120) × 100 = 87,5%
Это означает, что уровень укомплектованности составляет 87,5%, а дефицит персонала - 12,5%.
Другой пример из производственной сферы: на заводе по штату предусмотрено 250 рабочих мест, из которых 235 заняты. Расчет показывает укомплектованность на уровне 94%. Такой показатель можно считать удовлетворительным для большинства промышленных предприятий.
А, например, в розничной торговле хорошим уровнем комплектности с учетом общего дефицита считается показатель выше 85% даже с учетом внешнего персонала.
Расчет коэффициента укомплектованности осуществляется по формуле:
Укомплектованность (%) = (Фактическая численность персонала / Количество штатных единиц) × 100
Для корректного применения этой формулы в расчет принимаются только официально оформленные сотрудники, работающие на постоянной основе. Временный персонал и совместители обычно учитываются отдельно. Но с учетом общего дефицита кадров рекомендуется считать дубль этого показателя с учетом внештатных сотрудников, которые могут быть привлечены к работе. Это позволит увидеть более объективную картину.
На практике расчет часто усложняется необходимостью учета различных форм занятости. Например, сотрудники, работающие на 0,5 ставки, должны учитываться соответствующим образом. В таких случаях применяются методы пересчета в условные единицы, что позволяет получить более точную картину укомплектованности.
Практические примеры расчета
Рассмотрим конкретный пример из сферы здравоохранения. В поликлинике утверждено штатное расписание на 120 медицинских работников, включая врачей, медсестер и младший медицинский персонал. На момент проведения анализа фактически работает 105 сотрудников. Применяя базовую формулу, получаем:
(105 / 120) × 100 = 87,5%
Это означает, что уровень укомплектованности составляет 87,5%, а дефицит персонала - 12,5%.
Другой пример из производственной сферы: на заводе по штату предусмотрено 250 рабочих мест, из которых 235 заняты. Расчет показывает укомплектованность на уровне 94%. Такой показатель можно считать удовлетворительным для большинства промышленных предприятий.
А, например, в розничной торговле хорошим уровнем комплектности с учетом общего дефицита считается показатель выше 85% даже с учетом внешнего персонала.
Факторы, влияющие на укомплектованность
Внутренние факторы компании
К ним относятся:
- Условия труда и система мотивации - предприятия с неконкурентоспособным уровнем заработной платы и социального обеспечения традиционно сталкиваются с проблемами закрытия вакансий;
- Корпоративная культура - токсичная рабочая среда провоцирует высокую текучесть кадров;
- Эффективность рекрутинговых процессов - длительные сроки закрытия вакансий снижают общий показатель укомплектованности;
- Гибкость штатного расписания - жесткая организационная структура часто не успевает за изменениями бизнес-процессов.
Особенно ярко влияние этих факторов проявляется в отраслях с высокой конкуренцией за квалифицированных специалистов, таких как IT или фармацевтика.
К ним относятся:
- Условия труда и система мотивации - предприятия с неконкурентоспособным уровнем заработной платы и социального обеспечения традиционно сталкиваются с проблемами закрытия вакансий;
- Корпоративная культура - токсичная рабочая среда провоцирует высокую текучесть кадров;
- Эффективность рекрутинговых процессов - длительные сроки закрытия вакансий снижают общий показатель укомплектованности;
- Гибкость штатного расписания - жесткая организационная структура часто не успевает за изменениями бизнес-процессов.
Особенно ярко влияние этих факторов проявляется в отраслях с высокой конкуренцией за квалифицированных специалистов, таких как IT или фармацевтика.
Внешние рыночные условия
Помимо внутренних факторов, на уровень укомплектованности существенно влияют внешние условия:
- Конъюнктура рынка труда - в условиях низкой безработицы работодатели сталкиваются с дефицитом квалифицированных кадров;
- Демографическая ситуация - наблюдается естественная убыль трудоспособного населения;
- Сезонные колебания - многие отрасли (сельское хозяйство, туризм, розничная торговля) испытывают циклические изменения потребности в персонале;
- Изменения законодательства - новые требования к квалификации работников могут сделать часть штатных единиц незаполняемыми.
Помимо внутренних факторов, на уровень укомплектованности существенно влияют внешние условия:
- Конъюнктура рынка труда - в условиях низкой безработицы работодатели сталкиваются с дефицитом квалифицированных кадров;
- Демографическая ситуация - наблюдается естественная убыль трудоспособного населения;
- Сезонные колебания - многие отрасли (сельское хозяйство, туризм, розничная торговля) испытывают циклические изменения потребности в персонале;
- Изменения законодательства - новые требования к квалификации работников могут сделать часть штатных единиц незаполняемыми.
Анализ и интерпретация показателей укомплектованности
Нормативные значения и отраслевые особенности
При оценке уровня укомплектованности важно учитывать отраслевую специфику. Для разных сфер деятельности существуют свои нормативные значения этого показателя:
- Производственные предприятия обычно стремятся к 95-98% укомплектованности, оставляя небольшой резерв для текучести кадров;
- Медицинские учреждения в идеале должны поддерживать 100% укомплектованность из-за строгих нормативов;
- IT-компании часто работают при 85-90% укомплектованности, компенсируя нехватку автоматизацией процессов;
- Сезонный бизнес (сельское хозяйство, туризм) может демонстрировать колебания от 50% в межсезонье до 120% (за счет временного персонала) в пиковые периоды;
- Розничная торговля стремится к показателю не ниже 85%.
Следует отметить, что 100% укомплектованность не всегда является оптимальной. Некоторые организации сознательно поддерживают 5-7% воздуха в штатном расписании для маневра при найме высококвалифицированных специалистов.
Глубинный анализ показателей
Чтобы получить достоверную картину уровня укомплектованности компании, необходимо:
1. Сегментировать анализ по подразделениям, должностям и категориям персонала
2. Учитывать качественный состав - вакансии ключевых специалистов влияют сильнее, чем недостаток рядовых сотрудников
3. Анализировать динамику - изменение показателя за несколько периодов показывает тренды
4. Сопоставлять с бизнес-метриками - как укомплектованность влияет на выручку, качество услуг
Пример: в розничной сети общая укомплектованность 90% может скрывать критическую нехватку линейного персонала в ключевых магазинах при избытке персонала в убыточных точках.
Чтобы точнее определить целевой размер штата, чтобы показатель комплектности был не просто формальной метрикой, а обеспечивал эффективность бизнеса, снижение издержек или рост выручки, есть специальный инструмент Verme “Калькулятор численности”.
Он позволяет на основе ретроспективных данных за 1-4 года об объемах продаж, потоке клиентов, производительности сотрудников и стоящих перед компанией целей сделать прогноз, сколько и каких сотрудников необходимо.
Далее этот показатель можно использовать для укомплектования штата и последующей оценки комплектности.
При оценке уровня укомплектованности важно учитывать отраслевую специфику. Для разных сфер деятельности существуют свои нормативные значения этого показателя:
- Производственные предприятия обычно стремятся к 95-98% укомплектованности, оставляя небольшой резерв для текучести кадров;
- Медицинские учреждения в идеале должны поддерживать 100% укомплектованность из-за строгих нормативов;
- IT-компании часто работают при 85-90% укомплектованности, компенсируя нехватку автоматизацией процессов;
- Сезонный бизнес (сельское хозяйство, туризм) может демонстрировать колебания от 50% в межсезонье до 120% (за счет временного персонала) в пиковые периоды;
- Розничная торговля стремится к показателю не ниже 85%.
Следует отметить, что 100% укомплектованность не всегда является оптимальной. Некоторые организации сознательно поддерживают 5-7% воздуха в штатном расписании для маневра при найме высококвалифицированных специалистов.
Глубинный анализ показателей
Чтобы получить достоверную картину уровня укомплектованности компании, необходимо:
1. Сегментировать анализ по подразделениям, должностям и категориям персонала
2. Учитывать качественный состав - вакансии ключевых специалистов влияют сильнее, чем недостаток рядовых сотрудников
3. Анализировать динамику - изменение показателя за несколько периодов показывает тренды
4. Сопоставлять с бизнес-метриками - как укомплектованность влияет на выручку, качество услуг
Пример: в розничной сети общая укомплектованность 90% может скрывать критическую нехватку линейного персонала в ключевых магазинах при избытке персонала в убыточных точках.
Чтобы точнее определить целевой размер штата, чтобы показатель комплектности был не просто формальной метрикой, а обеспечивал эффективность бизнеса, снижение издержек или рост выручки, есть специальный инструмент Verme “Калькулятор численности”.
Он позволяет на основе ретроспективных данных за 1-4 года об объемах продаж, потоке клиентов, производительности сотрудников и стоящих перед компанией целей сделать прогноз, сколько и каких сотрудников необходимо.
Далее этот показатель можно использовать для укомплектования штата и последующей оценки комплектности.
Рис. Классический подход к формированию численности штата Vs Подход с помощью “Калькулятора численности”
Управление укомплектованностью штата
Методы управления комплектностью можно разделить на стратегические и тактические.
Стратегические методы
1. Кадровое планирование
- Правильное планирование штата с помощью “Калькулятора численности”, то есть учет задач компании и прогнозирование необходимой производительности сотрудников
- Создание кадрового резерва для получения возможностей для маневра в случае экстренного снижения показателя комплектности
- Программы внутреннего развития персонала для повышения их эффективности
2. Оптимизация процессов рекрутинга
- Создание и продвижение бренда работодателя
- Оптимизация процессов подбора
- Тестирование новых каналов привлечения персонала
3. Удержание персонала
- Предиктивный анализ текучести
- Использование инструментов повышения вовлеченности сотрудников
Тактические методы
При критическом снижении укомплектованности в условиях общего дефицита персона на рынке труда рекомендуется:
Инструменты анализа
Для глубокой аналитики укомплектованности будут полезны:
- Tableau или Power BI для визуализации данных
- Python-библиотеки (Pandas, NumPy) для сложных расчетов
- Собственные дашборды с ключевыми метриками
Оптимальный уровень укомплектованности - это не просто цифры, а сбалансированное состояние, при котором организация имеет достаточное количество нужных специалистов в нужное время для достижения бизнес-целей.
Стратегические методы
1. Кадровое планирование
- Правильное планирование штата с помощью “Калькулятора численности”, то есть учет задач компании и прогнозирование необходимой производительности сотрудников
- Создание кадрового резерва для получения возможностей для маневра в случае экстренного снижения показателя комплектности
- Программы внутреннего развития персонала для повышения их эффективности
2. Оптимизация процессов рекрутинга
- Создание и продвижение бренда работодателя
- Оптимизация процессов подбора
- Тестирование новых каналов привлечения персонала
3. Удержание персонала
- Предиктивный анализ текучести
- Использование инструментов повышения вовлеченности сотрудников
Тактические методы
При критическом снижении укомплектованности в условиях общего дефицита персона на рынке труда рекомендуется:
- Организовать эффективный процесс подработок для собственных сотрудников, если у них есть желание зарабатывать больше. Выплаты за дополнительные смены день в день с помощью сервиса “Смены для своих” обеспечивают прирост в уровне комплектности, так как получение оплаты в день смены является хорошей мотивацией для сотрудников.
- Привлекать внешний персонал на более простые или регламентированные функции, чтобы снять часть нагрузки со штатных сотрудников и перераспределять их ценное время на важные задачи. Наиболее мобильным инструментом привлечения внешнего персонала являются платформы для самозанятых, например, сервис “Моя смена”. Исполнители этой платформы могут откликаться на смены в тот же день или брать короткие смены от 4 часов. При этом работодатель оплачивает сервису стоимость смены и комиссию - без прочих обязательных платежей.
Инструменты анализа
Для глубокой аналитики укомплектованности будут полезны:
- Tableau или Power BI для визуализации данных
- Python-библиотеки (Pandas, NumPy) для сложных расчетов
- Собственные дашборды с ключевыми метриками
Оптимальный уровень укомплектованности - это не просто цифры, а сбалансированное состояние, при котором организация имеет достаточное количество нужных специалистов в нужное время для достижения бизнес-целей.